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Allgemeine Informationen
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Ein Wechsel des Kassiers(Mittagspause, Teilzeit) während eines Kassenzyklus ist jedoch selbstverständlich möglich(Aktivierung - siehe Kapitel Kassenstandards). 
zum Beispiel:
Kassenplatz | Bezeichnung | Hauptverantwortlicher | Kassenkonto |
1 | Hauptkasse | Finanzleiter Herr Huber(MH) | 27000 |
2 | Nebenkasse Ersatzteillager | Finanzleiter Herr Huber(MH) | 27010 |
3 | Nebenkasse Gebrauchtwagenplatz | Finanzleiter Herr Huber(MH) | 27020 |
Kassen-ID: Jede Kasse benötigt eine eindeutige numerische Kassen-ID. Mit dieser eröffnen Sie beim Einstieg einen neuen Kassenzyklus.
zug. Bildschirm-ID: Um zu verhindern, dass ein anderer Bildschirm in diesem Kassenplatz einsteigt, tragen Sie hier eine fixe Bildschirm-ID ein. Alle Kassenarbeiten(eröffnen, kassieren, abschöpfen) können dann nur über diesen Bildschirm durchgeführt werden. Ist dies nicht notwendig bleibt das Feld leer.
letzter Benutzer: Wird diese Kasse eröffnet wird hier automatisch dessen Benutzerkennung eingetragen. Das Feld dient nur zu Informationszwecken.
Hauptverantwortl.: Jede Kasse benötigt einen Hauptverantwortlichen. Tragen Sie den zuständigen Benutzer hier ein.Der Hauptverantwortliche wird bei der Verwendung des 4-Augenprinzips benötigt und nur dieser kann die Bereinigung von Kassenzyklen durchführen.
KassenkontoTragen Sie in diesem Feld das Kassenkonto dieses Kassenplatzes ein. Ist eine Buchhaltung angeschlossen muss dieses Konto auch dort vorhanden sein.
Zyklusnummer: Bei jeder Eröffnung einer Kasse wird ein neuer Kassenzyklus begonnen. Alle Transaktionen bis zum Kassenabschluss haben die gleiche Zyklusnummer.
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Zahlungsmittel (Kassieren der Belege / Abschöpfen - z.B. Bargeld zur Bank)
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Zahlungsmittel
Alle Möglichkeiten, wie eine Zahlung erfolgen kann, sind hier zu definieren. Standardmäßig sind dies Bar, Bankomat(CE-Karte), Kreditkarten, Gutscheine usw.
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Zusätzlich legen Sie Transaktionen zu allen bei Ihnen gängigen Geschäftsfällen der Kasse an. Der Kassier kann diese dann anhand der Transaktionsart bzw. des Transaktionstextes auswählen ohne Kenntnisse über die Kontierung dieser Transaktion zu besitzen.
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Transaktionen
Allgemeine Funktion 
Transaktionsart: Legen Sie alle für Ihre Bedürfnisse notwendigen Transaktionen mit einer sprechenden Transaktionsart an.
Text: Beschreiben Sie die Transaktionsart in diesem Feld so, dass der Kassier den Buchungsvorgang eindeutig erkennt. 
Bei der Suche nach Transaktionen mit der Lupe wird dem Benutzer die erste Textzeile angezeigt. Kurze Definitionen sind hier sehr hilfreich(z.B. Büromaterial oder Postspesen). Die zweite Textzeile kann zum Beispiel für Hinweise verwenden werden, welche Angaben der Benutzer in der Textzeile eins eingeben soll(z.B. Rechnungsnummer, Überbringer, usw.).
Transaktionstyp: Der Transaktionstyp beschreibt um welchen Typ der Buchung es sich handelt. Anhand des Typs werden beim Kassieren gewisse Felder angezeigt und Funktionen aktiviert oder deaktiviert. Zusätzlich wird damit die Kontierungslogik für eine angeschlossene Buchhaltung gesteuert.
Beschreibung der Transaktionstypen:
Type und Beschreibung | |
1: Standardtransaktion | |
Mit folgenden Transaktionstypen können Rechnungen sowohl mit der Verrechnungsart 'Bar' (Zahlungscode 'B' bei Faktura) als auch 'Kredit' (Zahlungscode 'K' bei Faktura) kassiert werden, die Eingabe eines Skontos ist möglich, wenn dies entsprechend festgehalten wird. (Schalter Skontoeingabe erl.) | |
2: Zahlung einer Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnung Wenn eine direkte Kopplung mit dem Auftrag besteht, so werden Bar-Rechnungen und Barverkaufsrechnungen (üblicherweise Kundennummer 999.999) mit einer Transaktionsart dieser Transaktionstype kassiert. 3: Zahlung einer Handelsfahrzeugrechnung I: Zahlung sonstiger Aufwand-/Ertrag Fahrzeughandel / mehrere Anzahlungen H: Anzahlung Handelsfahrzeug(aus der Verarbeitungsmaske) Mit folgenden Transaktionstypen können Zahlungen mit Bezug auf einen Debitor bzw. Kreditor durchgeführt werden. Bei der entsprechenden Zahlung wird entweder ein bestehender Offener Posten ausgeglichen, falls beim Kassieren dieser OP-Verweis eingetragen wird, oder es wird ein neuer Offener Posten erstellt. Ebenfalls ist die Eingabe eines Skontos möglich, wenn dies entsprechend festgehalten wird. 4: Transaktion mit Bezug auf ein Debitorenkonto 5: Transaktion mit Bezug auf ein Kreditorenkonto Vom Kassensystem automatisch benötigte Transaktionstypen: 9: Kassenabschöpfung (z.B. Entnahme des Bargeldes für die Bank) E: Eröffnungstransaktion - Diese Transaktion kennzeichnet den Beginn eines neuen Kassenzyklus. A: Abschlusstransaktion |
Auswirkungen bei der Überleitung der Transaktionen in die Buchhaltung
Type und Beschreibung | |
1 Standardtransaktion: Diese Transaktionen werden als Sachbuchungen mit oder ohne Bereichsaufteilung übergeleitet. Zahlung der Rechnung am Tag der Rechnungslegung: 2 Zahlung einer Werkstatt- bzw. Ersatzteilrechnung Wenn eine Rechnung mit der Verrechnungsart 'Kredit' am Tag der Rechnungslegung vollständig kassiert wird, kann das Verrechnungskennzeichen im jeweiligen Auftrag automatisch auf 'Bar' abgeändert und die Rechnung als Sachbuchung übergeleitet werden. 3 Zahlung einer Handelsfahrzeugrechnung I Zahlung sonstiger Aufwand-/Ertrag Fahrzeughandel Folgende Transaktionen werden als Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungen übergeleitet. 4 Transaktion mit Bezug auf ein Debitorenkonto 5 Transaktion mit Bezug auf ein Kreditorenkonto 9 Kassenabschöpfung
Diese Transaktionen werden nicht in die Buchhaltung übergeleitet: E Eröffnungstransaktion A Abschlusstransaktion |
Einnahme/Ausgabe Kz: Mit diesem Kennzeichen wird festgelegt, ob die Transaktionsart eine Einnahme oder eine Ausgabe ist. Dadurch wird beim Kassieren ein entsprechender Hinweis ausgegeben, wenn das Betragsvorzeichen nicht mit diesem Kennzeichen übereinstimmt.
LEER = Einnahme
1 = Ausgabe
Belegsymb. FIBU 1/2
Arbeitet eine angeschlossene Buchhaltung mit Belegsymbolen hinterlegen Sie diese hier.
Generell wird für alle Transaktionstypen immer das Belegsymbol 1 in die Schnittstelle mitgeschickt.
Bei den Transaktionstypen 'Zahlung einer Rechnung' wird das Belegsymbol 1 für die Bezahlung von Kredit-Rechnungen verwendet und für Bar-Rechnungen das Belegsymbol 2.
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Sie haben die Möglichkeit zu dem Modul IKS – Kassensystem ein Kassendisplay und/oder eine Kassenlade anzubinden. Mit diesem Wartungsprogramm steuern Sie für die Anschlüsse für die betroffenen Bildschirme.
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendisplay und Ladenanschluss
Die Kassenlade oder das Display muss mit IKS kompatibel sein. Ihr Motiondata Vector Betreuer berät Sie gerne, welche Modelle hier angebunden werden können.
Die Einrichtung/Anbindung eines kompatiblen Gerätes erfolgt kostenpflichtig durch einen Motiondata Vector Systemtechniker.
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Falls ein Zahlungsmittel in Einheiten unterteilt ist, legen Sie diese hier an. Diese Zähleinheiten werden im Programm Saldo prüfen für einen Kassensturz zur Verfügung gestellt.
Denken Sie hier zum Beispiel auch an Gutscheine. Um beim Kassensturz eine bessere Eingabe-/Kontrollmöglichkeit zu haben legen Sie für diese ebenfalls deren Einheiten an.
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendaten pflegen > Zähleinheiten
z.B.: Zahlungsmittel ‚BAR'
Einheiten: 0,01, 0,02, 0,05, 0,10, 0,20, 0,50, 1,00, 2,00, 5,00, 10,00, 20,00, 50,00, 100,00, 200,00, 500,00 
Belegtexte Auftrag
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem
In den Belegtexten können die Texte des Kassenbons geändert werden.
Da es hier bereits bestehende, sinnvolle, Texte gibt ist hier ein Eingriff normaler Weise nicht notwendig. Die Belegtexte des Kassenbons finden Sie mit dem Programmnamen ‚KDKTP2'. 
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Buchhaltungsdateien in Kasse übernehmen
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Buchungsdaten in Kasse übernehmen
Mit diesem Menüpunkt übernehmen Sie von einem angeschlossenen Buchhaltungssystem die offenen Posten in die Kasse. Des Weiteren werden Konten in die Kontotabelle übernommen. Die Daten müssen in einem vorgegebenen CDP Importformat zur Verfügung stehen. Um diese Funktion in Betrieb zu nehmen benötigen Sie eine CDP-Serviceleistung. Kontaktieren Sie hierfür Ihren Motiondata Vector Vertriebsbetreuer.
Kontentabelle pflegen
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kontentabelle pflegen
Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit ohne angeschlossener Buchhaltung Konten für die Verwendung in der Kasse zu definieren.
Für das Kassenprogramm sollten dann Sach- und Kreditorenkonten angelegt werden. Damit können Sie auch Lieferantenzahlungen über das Kassenprogramm abwickeln.
Die Debitoren werden über den Kundenstamm im KFZ-Paket aufgerufen. Daher müssen diese nicht definiert werden.
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Folgende Schalterstellungen sind für Auftrags-, Handelsfahrzeugrechnungen und Sonstige Aufwände und Erträge notwendig:
CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Standardwerte allgemein
Reiter: Standardwert IV
Um den Zahlungscode in der Rechnung korrekt vorzuschlagen setzen Sie diesen für alle Rechnungsempfänger auf ‚K'.
CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Parameter Auftragswesen
Reiter: Allgemeine Funktionen
Prüfen Sie das Feld ‚Zahlungscode aus Kundenstamm übernehmen'. Da der Zahlungscode im Kundenstamm nicht relevant sein soll muss dieses ‚LEER' sein. 
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Setzen Sie den Schalter im Feld ‚Nur Zahlungscode Kredit zulässig' auf den Wert ‚1'.
Diese Schalterstellung ist unabhängig davon ob ein Kunde Barzahler ist oder Rechnungen mit einem Zahlungsziel erhält.
CDP-Hauptmenü > Fahrzeughandel > Firmendaten Fahrzeughandel > Firmendaten Fzg.-Handel I pflegen > Steuerungen Fahrzeughandel
Reiter: Steuerungen I
Um auch Handelsfahrzeugrechnungen und Sonstige Aufwände und Erträge immer auf Kredit abzurechnen setzen Sie im Feld ‚Nur Zahlungscode „Kredit"' den Schalter auf den Wert ‚2'.
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Um Buchungssätze für Barbuchungen abstellen zu können, benötigen wir die Hinterlegung von Barverkaufskonten für die einzelnen Bereiche.
CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Verrechnung > Finanzbuchhaltung > FIBU-Steuerungen
Reiter: Allgemein
Hier geben Sie entweder das Kassenkonto oder das Verrechnungskonto für Barfakturen an.
Dieses Konto muss für alle Bereiche eingegeben werden – auch wenn sie hierfür nur ein Konto in der Buchhaltung haben.
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Hier steuern Sie die allgemeine Funktionalität Ihrer Kasse, des Kassenbons, der Auftragskopplung und definieren die Buchhaltungsüberleitung.
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassendaten pflegen > Kassenstandards
Reiter: Standardwerte IKS
Kassenstandardwährung: Mit diesem Währungscode werden Kassenabläufe durchgeführt und protokolliert. Wenn eine Transaktion in einem anderen Währungscode durchgeführt wird, dann werden die Transaktionsbeträge zusätzlich in der Kassenstandardwährung angezeigt und gedruckt.
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Konten, Adressen, Offene - Posten Bibl./Datei:
In diesen Feldern geben Sie die qualifizierten Namen Ihrer FIBU-Stammdateien an. Im ersten Feld wird der Bibliotheksname und im zweiten Feld der Dateiname eingetragen.
Aus den FIBU-Stammdateien werden im Tagesabschluss die Kassenreferenzdateien aufgebaut. Diese stehen dem Benutzer dann in Übersichten zur Verfügung.
Bezeichnung | Bibliothek | Datei |
FIBU Konten Bibl./Datei: | XXX | K4 |
FIBU Adressen Bibl./Datei: | XXX | A3 |
FIBU Offene-Posten Bibl./Datei: | XXX | O5 |
Als Bibliothek geben Sie Ihre FIBU Bibliothek aus den allgemeinen Pflegeprogramm ‚FIBU-Überleitung' an.
DKS Heimatwährung 1/2
Hier muss die Heimatwährung 1 und wenn vorhanden auch die Heimatwährung 2 eingegeben werden. In der DKS-Buchhaltung sind diese Informationen mit dem Expertcode ‚FIRNAME' ersichtlich.
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Falls Sie die offenen Posten aus der Buchhaltung in die Kassen übernehmen, empfehlen wir, alle Handelsfahrzeugrechnungen mittels der Transaktion ‚DEB' zu kassieren (siehe Zahlungen auf Kundenkonten).
Der Vorteil ist, dass hier bereits in der Buchhaltung gebuchte Zahlungen ersichtlich sind (Stand der letzten Übernahme) und der Kassier dadurch den tatsächlich offenen Betrag laut Buchhaltung sehen kann.
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Transaktionsart: FZG (Fahrzeugrechnung) bzw. FZG- (Fahrzeuggutschrift) - Bitte verwenden Sie diese Transaktionsarten, wenn keine Schnittstelle zu den offenen Posten der Buchhaltung vorhanden ist.
Zahlungen auf Kundenkonten (Debitoren)
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| Hinweis | ||
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Die Auftragskopplung kann nur verwendet werden, wenn Rechnungen den Zahlungscode aus dem Kundenstamm erhalten. Dies setzt voraus, dass der Code im Kundenstamm aktiv gepflegt wird und die Einstellungen entgegen denen im Kapitel Umstellung auf Kreditrechnungen getroffen wurden. |
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Um die Kopplung zu aktivieren muss die Kasse vor der ersten Fakturierung eröffnet werden.
Dies geschieht direkt im Menü Auftragsbearbeitung.
AUFTRAGSBEARBEITUNG 
Die Eröffnung erfolgt wie bei jedem anderen Kassenplatz mit der Angabe des Kassenplatzes und einer nochmaligen Eingabe des Kennwortes.
Der Kassenplatz darf noch nicht von einer anderen Sitzung genutzt werden. 
Um wieder zur Auftragsbearbeitung zurückzukehren unterbrechen Sie die Kasse. 
Fakturieren Sie nun eine Rechnung wird bei bestimmten Belegen(laut Einstellung im Kassenplatz) in die Kasse verzweigt.
Um nach dem Kassiervorgang wieder in das Auftragswesen zu gelangen muss die Kasse unterbrochen werden.
Vor dem Beenden dieser Sitzung muss die Kasse abgeschlossen und die Kassenarbeiten beendet werden.
Kassen Scheduler
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Timer für offene Kassenbewegungen
Wird der Scheduler aktiviert, läuft jeden Tag zu der definierten Uhrzeit eine Abfrage, ob und welcher User noch in der Kasse aktiv ist.
Es wird ein E-Mail an die eingetragenen Empfänger geschickt.
Wurde der zuständige Scheduler an einem Tag bereits ausgeführt, wird die Aktion nicht wiederholt - auch wenn der Startzeitpunkt verändert, dh. in die Zukunft gestellt wird.
z.B.: um 14:00 Uhr ist die Prüfung erfolgt und um 15:00 Uhr erfolgte eine Abänderung der Laufzeit auf 16:00.
Die neue Laufzeit tritt erst am nächsten Tag in Kraft.
SMTP Server Eintrag (für Kunden mit eigenem Server)
CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Allgemein >SMTP Server
Bitte geben Sie hier die IP Adresse Ihres Servers mit der korrekten Pot Nummer ein.
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Wollen Sie in aktuelle oder ältere Kassenbücher einsehen oder diese drucken, steigen Sie im Kassen Hauptmenü in den Menüpunkt ‚Kassenbuch' ein.
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Kassenbuch
Sie gelangen in eine Selektionsmaske, in welcher der aktuelle Tag und der letzte Zyklus vorausgewählt ist.
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Es ist möglich das IKS – Kassenbuch für einen bestimmten Kassenplatz und Zeitraum zu exportieren.
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem > Auswertungen IKS
Die Exportfunktion des Kassenbuchs wurde im Zuge der Registrierungskassensicherheitsverordnung in Österreich umgesetzt und kann bei Motiondata Vector angefragt werden.
Ein Export in anderen Formaten und mit abweichenden Auswahlkriterien für Ihre Zwecke ist natürlich - im Zuge einer kundenindividuellen Anforderungsdefinition - möglich. Bitte melden Sie dazu über den Service-Desk Ihre Anforderung ein. Wir analysieren die Anforderung und Sie erhalten ein entsprechendes Angebot.
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Anmerkung: Informieren Sie sich bei Ihrem Motiondata Vector Berater über die kompatiblen Bondruckermodelle und lassen Sie sich ein Angebot erstellen.
Bonduplikat drucken
CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > IKS - Integriertes Kassensystem
- Kasse muss eröffnet sein.
- Wählen Sie den Menüpunkt – Kassenbuch anzeigen
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Trans. | Text/ Bezeichnung | Trans. | Kontonummer | Überleitung in Buchhaltung |
ANFAN | Kasseneröffnung | E | keine | nein |
ABSCH | Kassenabschöpfung | 9 | Aus dem | ja |
ABSCHL | Kassenabschluss | A | keine | nein |
MON | Monatsbeleg (nur in Österreich) | M | keine | nein |
JAHR | Jahresbeleg (nur in Österreich) | Y | keine | nein |
START | Startbeleg (nur in Österreich) | S | keine | nein |
ZZZ | Abschlussbeleg (nur in Österreich) | Z | keine | nein |
Checkliste, Vorbereitung
WAS | Wer | Kommentar | OK | |
1 | Angabe der Betriebskonstellation | Autohaus | Anzahl Betriebe: | |
2 | Wie viele Kassenplätze werden benötigt(Angabe pro Betrieb)? | Autohaus | Betrieb: | |
3 | Wollen Sie Ihre Kassenbuchungen an eine bereits zu CDP angeschlossene Buchhaltung überleiten? | Autohaus | JA NEIN | |
4 | Wenn ja – Angabe des Buchhaltungssystems | Autohaus | Name: | |
5 | Soll ein eigener kompatibler Bondrucker angeschlossen werden? Wenn ja, bitte um Fabrikats-Info. | Autohaus | Fabrikat: | |
6 | Sollen kompatible Kassenladen oder Displays angeschlossen werden? Wenn ja, bitte um Infos. | Autohaus | Anzahl: | |
7 | Vorbereitung einer Liste der Transaktionen für häufige Sachbuchungen in der Kasse (Pakete, Bewirtung, usw.) inkl. Angabe des Sachkontos Welche Transaktionen gab es bisher? Welche gab es, aber wurden nicht genutzt? | Autohaus | Liste vorhanden? | |
8 | Erstellen Sie eine Liste der benötigten Zahlungsmittel (Bar, Bankomat, Gutscheine, Visa, …) inkl. Angabe des Umbuchungskontos | Autohaus | ||
9 | Sollen Barrechnungen auf das allgemeine Barverkaufskonto oder das Kundenkonto gebucht werden? | Autohaus | ||
10 | Kontaktperson Buchhaltung | Autohaus | Name: | |
11 | Kontaktperson CDP Kasseneinrichtung | Autohaus | Name: | |
12 | Wurden alle Arbeiten für die Registrierkassenverordnung erfüllt (nur in Österreich) | Autohaus | Siehe getrenntes Benutzerhandbuch zum Kapitel ‚Kassensignatur Österreich' | |
13 | Gibt es eine Kassenstandard/Anweisung - wie aktuell gearbeitet wird? (Kassierhandbuch) | Autohaus |
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