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Zielsetzung & Inventurarten
Das Ziel einer Inventur ist es, eine detaillierte Dokumentation über die vorhandenen Bestände zu erstellen. Das Ergebnis ist eine Bestandsaufnahme (= Inventar) aller Vermögensgegenstände und aller Belastungen des Unternehmens
Es werden 2 Inventurarten unterschieden:
Inventur zu einem Stichtag (Stichtagsinventur)
Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Warenbestand eines Betriebes bzw. des Unternehmens zum z.B. Bilanzstichtag am Ende des Geschäftsjahres erfasst. Hierbei werden sämtliche Lager sowie Sub-Lager herangezogen.
Permanente Inventur
Bei einer permanenten Inventur wird lediglich ein Teil des Warenbestandes (ein Regal, Sub-Lager, Teile einer bestimmten Marke) im laufenden Geschäftsjahrgezählt. Dabei muss jeder Artikel zumindest einmal pro Jahr gezählt werden. Der Tag der Zählung kann hierbei frei gewählt werden. Durch die permanente Inventur ist eine Erfassung über das ganze Jahr verteilt möglich - auch während des laufenden Betriebes (Sperrung des Teilebereiches während der Inventur).
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Je nach Größe des Betriebes und des Lagers kann eine Gesamtinventur einen enormen Arbeits- und Zeitaufwand darstellen. Aufgrund des hohen Zeitdrucks kann es zudem zu vermehrtem Fehlerpotenzial führen, daher kann es durchaus sein, dass eine permanente Inventur sinnvoller ist. Grundsätzlich empfehlen wir bei großen Lagern eine permanente Inventur . |
Inventurvorbereitung
Bevor die tatsächliche Inventur durchgeführt wird, kann es Sinn machen vorab alle bzw. zumindest vereinzelte nachfolgend angeführte Vorarbeiten anhand dieses Dokumentes durchzuführen. Dies hilft, etwaigen Unstimmigkeiten bei der Zählung vorzubeugen.
Dazu gehören:
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Je nach Parameter Einstellung im CDP wird durch die Entfernung der Ersatzteile aus Aufträgen der IST-Bestand dem SOLL-Bestand angeglichen, dadurch wird eine Nachverfolgung etwaiger Differenzen erleichtert. |
Lagerbereinigung Parameter
Menüpunkt vom CDP Hauptmenü Lager → Lagerkennzahlen → Lagerhygiene → Lagerbereinigung → Lagerbereinigung Parameter
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Lager Zulässige Werte: Leer, 1
In diesem Feld können Sie definieren, dass der Lagerwert eines Betriebes nicht in die Lagersummen aller Betriebe einfließt.
Bei Betrieben mit gemeinsamen Lager wird dieser Wert beim ersten Tagesabschluss automatisch gesetzt, er kann dann aber noch geändert werden.
Auswertung Lagernde Teile ohne Lagerort
CDP Hauptmenü Lager → Lagerkennzahlen → Lagerhygiene → Lagernde Teile ohne Lagerort
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Abbildung: Lagernde Teile ohne Lagerort
Liste drucken
Drucken Sie hier eine Auflistung aller Teile ohne Lagerort aus, indem Sie den entsprechenden Button auf der rechten Seite anklicken.
Lagerorte erfassen
Lagerorte können direkt per Doppelklick auf das gewünschte Teil erfasst werden.
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Nach Bestätigung mit ENTER kehren Sie zur Ansicht zurück.
Wiederholen Sie den oberen Schritt bis sämtlichen Ersatzteilen ein Lagerort zugewiesen wurde.
Teile mit Lagerstand unter Null drucken
CDP Hauptmenü Lager → Lagerkennzahlen → Lagerhygiene → Teile mit Lagerstand unter Null drucken
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Abbildung: Suche im Spoolfile Manager
Freizugebende Lagerorte drucken
CDP Hauptmenü Lager → Lagerkennzahlen → Lagerhygiene → Lagerbereinigung → Freizugebende Lagerorte drucken
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Abbildung: Suche im Spoolfile Manager
ET Selektionen pflegen
CDP Hauptmenü Lager → Lagerkennzahlen → Lagerhygiene → Lagerbereinigung → ET Selektionen pflegen
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Eingabe der gewünschten Selektion (alternativ Suche mit der Lupe) + Eingabe/Enter und Blättern mit den "Bild Tasten" oder in der Menüleiste "vorwärts/zurück"
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| Um die Teile den unter Punkt 7 "zu löschende Teile" beschriebenen Selektion zu löschen, ist dies unter dem CDP Menüpunkt Lager→ Ersatzteilselektionen → Ersatzteile löschen mit Eingabe der entsprechenden Selektionsnummer (alternativ Suche mit der Lupe) möglich. |
Prüfung noch offene inventuren
Um sicherzustellen, dass keine Ersatzteile auf evtl. vorher erstellten, und nicht abgeschlossenen/verbuchten Inventuren vorhanden sich, prüfen Sie im Vorfeld, ob es offene Inventuren gibt und löschen diese.
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Abbildung: Bestätigung der Löschung
Inventur durchführen und bewerten
Erstellen der Zählliste
Abbildung: Menü Inventur
Vom CDP Hauptmenü Lager → Inventur → Inventurauswahl und Zählliste → Wählen Sie hier den Punkt 1 "Erstellen" aus.
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Abbildung: Verarbeitung der getroffenen Auswahl
Spoolfile-Manager und Zählliste
Die Zählliste finden Sie im Spoolfile Manager. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf "Extras → Spooldateien pflegen"
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Im neu aufgegangenen Fenster sollte die Datei die zuletzt Erstellte sein.
Um dies zu überprüfen klicken Sie auf den Button im Reiter "Vorschau", um im unteren Bereich des Fensters die Vorschau des Dokumentes angezeigt zu bekommen.
Sie können danach über den Button "PDF erstellen" ein PDF erzeugen, welches Sie dann ausdrucken können.
Lagerstand und Preise aktualisieren
Bei einer umfangreichen Inventurauswahl dauert das Ausdrucken einer Zählliste u.U. relativ lange, sodass es günstig ist, die Zähllisten bereits vor dem Inventurzeitpunkt zu erstellen, um dann nicht unnötig Zeit zu verlieren.
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Klicken Sie hierzu neben dem Feld "Inventurnummer" auf die Lupe und suchen Sie die von Ihnen gewünschte Inventurliste. Bestätigen Sie die Auswahl danach mit der Enter-Taste.
Nachträgliches / erneutes Drucken der Zählliste
Wird (z.B. aufgrund einer unvollständigen Zählung oder bei Bedarf einer neuerlichen Zählung) eine Zählliste oder Wiederholliste erneut benötigt, navigieren Sie vom CDP Hauptmenü Lager → Inventur → Inventurauswahl und Zählliste.
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- Teile im CDP kontrollieren – Lagerort eingeben
- Noch eine Inventur, vor dem Verbuchen der vorherigen Inventur erstellen. Es werden nur die Teile erfasst, welche noch nicht in einer Inventur vorhanden sind.
Inventur erfassen
Im Menüpunkt "Inventur erfassen" werden die gezählten Mengen in die Inventur erfasst.
CDP Hauptmenü Lager → Inventur → Inventur erfassen
Wählen Sie hier die Inventurnummer aus und bestätigen Sie mit der ENTER-Taste. Mit den "Bild-Rauf-/Bild-Runter-Tasten" oder "vorwärts/rückwärts" in der Menüleiste können Sie zwischen den einzelnen Seiten (Feld Block-Nummer) navigieren.
Wählen Sie den gewünschten Block durch klicken der Enter-Taste und tragen Sie die gezählte Menge in das Feld "Ist-Menge" ein.
Mit ENTER wird der Block bestätigt. Wählen Sie den nächsten Block und fahren wie gehabt mit der Befüllung aller "Ist-Menge"-Felder fort.
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 Falls ein Teil bei der Zählung nicht vorrätig war, muss eine "0" in das Feld "Ist-Menge" eingegeben werden. Das Nicht-Befüllen des Feldes ist gleichzusetzen mit einer nicht erfolgten Zählung. |
Inventurdifferenzliste
Erstellen Sie nach abgeschlossener Zählung eine Inventurdifferenzliste.
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Abbildung: Einstellungen Inventurdifferenzliste
Abwertungsfaktoren
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| Sollte die Abwertung direkt in der Buchhaltung stattfinden, so hinterlegen Sie bitte eine Abwertung mit den Werten "0,00". |
Abbildung: Programmpunkt Abwertungsfaktoren
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Falls Sie eine neue Abwertungstabelle anlegen wollen, geben Sie stattdessen bei der noch leeren Maske einen Code (z.B. die Jahreszahl der Inventur) ein und bestätigen die Eingabe mit Enter.
Danach fügen Sie einen Namen hinzu und geben die von ihrer Buchhaltung bekanntgegebenen Daten ein.
Abschließend speichern Sie ihre Eingaben mittels der Enter-Taste.
Inventur bewerten
CDP Hauptmenü aus Lager → Inventur → Inventur bewerten
Wählen Sie hier wie gewohnt ihre Inventurnummer aus und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.
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Wenn die Abwertung über CDP erfolgt ist, so wird im Ersatzteil im Reiter "Lager" der bei der letzten Inventurbewertung berechnete Inventurpreis mit dem zu diesem Zeitpunkt gültigen Währungscode der Standardwährung angezeigt.
Inventur verbuchen & abschließen
CDP Hauptmenü aus Lager → Inventur → Inventur verbuchen
Auswahl Ihre Inventur (alternativ die Suche über die Lupe) und Bestätigung mittels der ENTER-Taste.
Nach dem nochmaligen Bestätigen mittels der ENTER-Taste werden nun die Lagerstände korrigiert und die Inventur an die Buchhaltung übermittelt.
FIBU Parameter
In den FIBU Statistiken kann festgelegt werden, ob ob Inventur-Differenzen verbucht werden.
CDP Hauptmenü Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → FIBU Statistiken
Wenn im Menüpunkt FIBU Statistiken im Reiter FIBU 2 der Schalter Buchung Inventurdifferenz auf "1" gesetzt ist, findet die Verbuchung auf das definierte Aufwands - Ertragskonto siehe Menüpunkt Steuerungen Reiter Inventur und Rundungen statt.
Kontendefinition
Die Kontendefinition erfolgt in den FIBU Steuerungen.
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Bei einer Bestandsveränderung aufgrund der Eingabe der einzelnen Positionen in der Zählliste (mehr oder weniger gezählten Teile als auf der Zählliste ausgegeben wurde) werden anhand dieser Konten die Werte in die Buchhaltung übermittelt.
Bewertete Lagerwertliste drucken
CDP Hauptmenü Daten Druck → Stammdaten → Ersatzteile
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Sie finden die nun generierte Datei zur Ansicht oder ausdrucken im Spoolfile-Manager.
Pentaho Auswertung Teile auf offenen Aufträgen
In der Auswertung "Aufträge offene Teile zum Wareneinsatzpreis" erhalten Sie einen Überblick über Ersatzteile welche sich derzeit auf offenen Aufträgen befinden.
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