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Inventur
Inventurvorbereitung (Teile löschen)
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- Start Druck Zähllisten
Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.
Keine Zu-/Abgänge am Lager - Physische Zählen und/oder Erfassung. Zählmenge ist: 3 Stk.
auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus)
Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". MOTIONDATA merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5. - Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung
Summe alle Eingänge und Abgänge. Stand am Lager zB: 17 Stk. - Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme.
Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück.
Stand am Lager: 15 Stk.
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Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob nicht irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind.
Wenn ja, bitte löschen Sie diese!
Sind keine offenen Zähllisten vorhanden, erhalten Sie obige Meldung.
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Zähllisten werden dann nicht gelöscht, wenn nicht alle Teile einer Zählliste gezählt, eingegeben bzw. übergeleitet wurden. Alle Teile, die in alten Zähllisten enthalten sind, werden auf keine neue Zählliste übernommen. Ihnen würden dadurch Teile auf Ihren Zähllisten fehlen, da ein Teil immer nur auf einer Zählliste aufscheint! |
Zählliste erstellen
Abbildung: Selektionskriterien für die Zähllistenerstellung
Im Gruppenfeld Selektieren kann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Standardmäßig werden nur Teile mit Lagerort vorgeschlagen. Mit der Lagerortoption 3 können mit der Auswahl von leer bis zzzzzzzzzzzzzzz alle Teile mit und ohne Lagerort auf einer Liste ausgegeben werden.
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Über die Optionsgruppe Inventurgrundlage wird die Bewertungsgrundlage eingestellt. Zur Verfügung stehen Einkaufspreis 1, 2 oder 3 sowie der Mischpreis. In der Regel gilt als Inventurgrundlage der Mischpreis!
Wird das Optionsfeld Rechtsbündig sortieren aktiviert, erfolgt die Sortierung bei der Teilenummer nach dem Zahlenwert, ansonsten nach dem ASCII-Zeichensatz.
Beispiel:
| Rechtsbündig sortiert aktiv | Rechtsbündig sortiert inaktiv |
|---|---|
| 1 | 1 |
| 2 | 100 |
| 100 | 2 |
| 201 | 201 |
Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand = 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand 0 ist.
Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand < 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank Minus (Rückstand) ist (Aktivierung empfohlen).
Diese beiden erwähnten Zusatzkriterien kommen optional zur Standardausgabe = Bestand > 0 (Positiv) hinzu.
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Mit der Zählmengenerfassung werden nun die tatsächlichen Lagerbestände eingegeben. Nach Auswahl der Liste (siehe angedruckte Listennummer rechts oben auf der Inventurzählliste) geben Sie nun die Blattnummer im oberen Bereich ein.
Die Ersatzteile, die sich auf dieser Zählliste bzw. Blattnummer befinden sind in exakt der Reihenfolge aufgelistet, wie auf der gedruckten Zählliste.
Abbildung: Zählmengenerfassung
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Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Eingabe-Taste.
Wählen Sie die zu bearbeitende Teileposition mit einem Doppelklick aus dem Browserbereich aus.
Bearbeiten Sie jede Teileposition bzw. erfassen Sie den Lagerbestand nach Zählung. Übernehmen Sie die Änderungen mit Klick auf die Schaltfläche „Speichern". Alle bereits erfassten Teile werden in der Liste oben in blauer Schrift dargestellt.
Status (bezogen auf Zählmenge) | Schriftfarbe |
|---|---|
noch nicht erfasste Position | Schwarz |
erfasste Position | Blau |
übergeleitete Position | Magenta |
| Info | ||
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Das ausgewählte Blatt ist für diesen Benutzer exklusiv gesperrt, d.h. es kann immer nur ein Anwender auf dasselbe Blatt einer Zählliste zugreifen, nicht mehrere. |
Abbildung: Beispiel für bereits erfasste Positionen (blau)
| Hinweis | ||
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Jede Position eines Blattes muss bestätigt werden, auch wenn sich der Lagerbestand nicht verändert hat. Nur dadurch erhält das Ersatzteil auch ein Inventurdatum! |
Differenzliste drucken
Die Differenzliste liefert alle Bestandsveränderungen (negativ und positiv) zu einer Inventurzählliste. Sie können die Differenzliste auch drucken, wenn Sie die Inventur offen haben.
Hier werden alle Teile gedruckt, deren Inventurbestand im Vergleich zum Lager(Buch)bestand nach der Bearbeitung eine Differenz aufweist.
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Abbildung: Auswahl der Differenzliste
Abbildung: Differenzliste
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Abbildung: Auswahl der Kontrollliste
Abbildung: Kontrollliste
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Abbildung: Nicht gezählte Positionen
Abbildung: Positionen ohne Zählmenge
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Abbildung: Positionen ohne Preis
Abbildung: Positionen ohne Preis (Liste)
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Über die Auswertung Zählmengenänderungsliste erhalten Sie eine entsprechende Übersicht über die durchgeführten Zählmengenänderungen. Zählmengenänderungen auf den Inventurzählisten werden auf Benutzerebene protokolliert, um nachvollziehen zu können, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt etwaige Änderungen an der Zählmenge für einen Artikel vorgenommen hat.
Übernahme
In der Übernahme werden nun alle Positionen einer Zählliste aufgelistet, die tatsächlich im Zuge der Zählmengenerfassung eingegeben, bestätigt bzw. auf 0 gesetzt wurden. Mit einem Klick auf Sammelübernahme werden nun die neuen Lagerbestände übernommen und in den Teilestamm zurückgeschrieben.
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Nach Fertigstellung der Übernahme, erscheint ein Hinweisfenster mit folgenden Statusinformationen:
Ordnungsgemäß übergeleitet
Dem Benutzer wird nach jeder Übernahme mitgeteilt, wie viele Teile aus den aktuellen Zähllisten vollständig übergeleitet werden konnten und wie viele noch erfasst werden müssen.
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Auf der Liste werden alle Werte wie Buchbestand, Zählmenge, Differenzmenge etc. angeführt. Auf dem letzten Blatt wird die Gesamtdifferenz angeführt.
Abbildung: Übernahmeliste
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Funktion inkl. offene Auftragsmenge
Inkludiert auch den Lagerwert der noch nicht abgerechneten, offenen Auftragsmengen
| Warnungnote | ||
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Sollte keinesfalls bei einer Stichtagsbewertung gesetzt werden! |
Abbildung: Inventurbewertung
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Sollte das Wirtschaftsjahr nicht gleich dem Kalenderjahr sein ist zu entscheiden, ob der Jahresabschluss mit dem Kalender- oder dem Wirtschaftsjahr durchzuführen ist. Wir empfehlen, den Jahresabschluss generell mit Ende des Kalenderjahres durchzuführen.
Der Jahresabschluss kann manuell aus dem Hauptmenü abgerufen werden.
Hierfür seitens des MOTIONDATA Systemadministrators in der Rechteadministration das Recht für die Ausführung des Jahresabschlusses an berechtigte User zu vergeben.
Ausführen Jahresabschluss…
Abbildung: Aufruf Jahresabschluss
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Je nach MOTIONDATA-Version verzweigt das System nach der Durchführung des Jahresabschlusses direkt in die Nummernkreise. – Siehe Kapitel "Anpassung der Nummernkreise".
Abbildung: Abschluss des Jahresabschlusses
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Der Aufruf des erweiterten Jahresabschlusses erfolgt über den unten angezeigten Eintrag im Menü "Basis → System → Jahresabschluss".
Alle eingestellten Funktionen des erweiterten Jahresabschlusses können in einem Simulationslauf beliebig oft ausgeführt werden, ohne dass der Datenbestand schreibend verändert wird.
Die Datenbestände werden in Form von Excel-Tabellen protokolliert, ausgegeben und sofort geöffnet, um eine lückenlose Protokollierung und Aufzeichnung der Jahresabschlussarbeiten zu haben. Die Datenausgabe nach Excel erfolgt nur im Simulationslauf und sollte vor dem tatsächlichen Ausführen des Abschlusses gründlich kontrolliert werden.
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Abbildung: Aufruf „Nummernkreise zurücksetzen"
Abbildung: Zurücksetzen der Nummernkreise
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Dies erfolgt über das Menü:
Abbildung: Aufruf Feiertage in den Betriebsdaten
Abbildung: Eingabe der Feiertage
Die Feiertage werden über die Maske eingegeben (Tagesmodell = TAFREI).
Damit die Feiertage in der Zeiterfassung und der Terminplanung berücksichtigt werden, müssen sie in die bestehenden Mitarbeiterkalender eingetragen werden.
Hierfür bekommen Sie nach Eintrag eines Feiertages für 2011 folgende Meldung:
Abbildung: Eingabe der Feiertage
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Wenn die Planungskalendereinstellung auf ‚Auto' gestellt ist, ist kein Start Button ersichtlich.
Danach sind die eingetragenen Feiertage für Terminplanung bzw. Zeiterfassung ersichtlich.
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