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• Prüfung der Berechtigung im Kundenstamm, ob Kunden gelöscht werden dürfen → Wenn nein - Abbruch
• Prüfung der Negativ-Berechtigung "Nur eigene bearbeiten" im Kundenstamm, ob der Benutzer nur seine eigenen Kunden (Eintrag als KDB oder Verkaufsberater) bearbeiten darf → Wenn nicht eigener Kunde - Abbruch
• Prüfung, ob der Kunde eine interne Abteilungszuordnung hat → Wenn ja - Abbruch
• Prüfung, ob dem Kunden noch Fahrzeuge zugeordnet sind → Wenn Fahrzeuge vorhanden - Abbruch
• Prüfung, ob für den Kunden noch Aufträge existieren → Wenn ja - Abbruch
• Prüfung, ob für den Kunden noch Angebote existieren → Wenn ja - Abbruch
• Prüfung, ob der Kunde nur nach gewissen Jahren ohne Umsatz gelöscht werden darf → Wenn ja - Abbruch
• Prüfung, ob für den Kunden noch zukünftige Terminvereinbarungen existieren → Wenn ja - Abbruch
• Abfrage, ob der Kunde tatsächlich gelöscht anonymisiert werden soll → Wenn nein - Abbruch
• Löschung Dokumente-Archivierung
• Löschung Kaufinteressen
• Löschung zugeordnete Subhändler
• Löschung Ansprechpartner
• Löschung Kunde, Auslösung des Protokoll-Triggers

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Aufbehaltung in Jahren für zusätzliche Bewegungen: 
Für wie viele Jahre sind Termine, Ersatzfahrten, Mietfahren, Probefahrten, Depoteinlagerungen, CRM Einträge für eine automatische Löschung Anonymisierung gesperrt, wenn für einen Kunden eine Löschung Anonymisierung lt. DSGVO (=> Forget-Me Funktion) durchgeführt wird.

Belegaufbehaltepflicht:
Für wie viele Jahre dürfen Rechnungen, Belege nicht automatisch gelöscht anonymisiert werden, wenn für einen Kunden eine Löschung Anonymisierung lt. DSGVO (=> Forget me Funktion) durchgeführt wurde.

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Funktionsbeschreibung

Diese Löschung Anonymisierung muss den Kunden "rückstandsfrei" aus dem System entfernen bzw. dessen Daten anonymisieren. Dazu wird vorab wird vorab geprüft, inwiefern ein Kunde gelöschtanonymisiert, aufbehalten bzw. anonymsiert werden kann.

Wurde ein Kunde selektiert und die Löschfunktion Anonymisierungsfunktion ausgelöst, werden folgende Check-Routinen durchgeführt, bevor der Kunde tatsächlich einer Löschung / bzw. Anonymisierung lt. DSGVO zugeführt wird:

• Prüfung, ob für den Kunden noch offene Aufträge (Service, Teilehandel, Reserierungsaufträge, Fahrzeughandelsaufträge, Vermittlungen) existieren → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
• Prüfung, ob für den Kunden noch Angebote oder Kaufverträge (Im Service-/Teilehandels sowie Fahrzeugbereich --> KOS, OFF, SCT) existieren → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
• Prüfung, ob dem Kunden noch offene CRM Aufgaben (in MD.DMS) zugeordnet sind → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
• Prüfung, ob dem Kunden noch Fahrzeuge zugeordnet sind → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
• Prüfung, ob für den Kunden noch zukünftige Terminvereinbarungen (= Servicetermine oder Ersatz- / Mietfahrzeugtermine) existieren → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
• Prüfung, ob für den Kunden noch eingelagerte Depotgüter vorhanden sind --> Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
• Abfrage, ob der Kunde tatsächlich gelöscht anonymisiert werden soll → Wenn nein - Abbruch

Nach der Prüfung auf offene bzw. zukünftige Bewegungen erfolgt eine Prüfung der historischen Daten, da eine Belegaufbehaltepflicht eine höhere Priorität als eine Löschanforderung Anonymisierungsanforderung lt. DSGVO genießen muss:

• Prüfung, ob für den Kunden Belege existieren, die in die gesetzliche Belegaufbehaltefrist lt. Basiseinstellungen fallen (in AT = 7 Jahre)
• Fakturen --> zu löschender anonymisierender Kunde ist ein Rechnungsempfänger, dessen Rechnungsdatum >=  Tagesdatum - 7 Jahre ist (geprüft werden hierbei alle Auftragsdaten, auch Belege mit Summe = 0)
• Kassenbelege--> zu löschender anonymisierender Kunde ist in KundenNr der Kassa enthalten und das Belegdatum der Kassenbewegung >= Tagesdatum - 7 Jahre (geprüft werden sowohl positive als auch negative Kassenbewegungen)
• Prüfung, ob für den Kunden Bewegungen existieren, die in die Aufbehaltefrist für sonstige Bewegungen lt. Basiseinstellungen fallen (für Nachvollziebarkeit von Daten, etc., MD.DMS Standardeinstellung = 2 Jahre) 
• Miet-/Probe-/Ersatzfahrzeugbuchunen -> Zu löschender anonymisierender Kunde ist Miet-/Ersatzfahrzeugnehmer, Ende des Ersatzfahrzeugvorgangs >= Tagesdatum- 2 Jahre
• Depoteinlagerungen --> Zu löschender anonymisierender Kunde hat Reifen eingelagert gehabt, Auslagerungsdatum des Depotguts >=Tagesdatum - 2 Jahre
• Werden bei dieser Prüfung keine Belege bzw. Bewegungen gefunden, die in die angegebenen Frist fallen, kann der Kunde sofort anonymisiert bzw. seine Bewegungen gelöscht werden --> FALL A
• Werden Belege gefunden, welche unter die Aufbehaltepflicht fallen, wird der Kunde zur Löschung Anonymisierung lt. DSGVO vorgemerkt (nicht relevante Bewegungen können gelöscht werden) und das geplante Anonymisierungsdatum für die endgültige Anonymisierung des Kunden wird anhand der Basisoptionen berechnet --> FALL B

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• Löschung aller dem Kunden zugeordneten Ansprechpartner
• Löschung der Kunden-Subhändler-Zuordnung
• Löschung aller Kundenrabatte
• Löschung aller Service-Termindaten
• Löschung aller Kaufinteressen
• Löschung aller Clubmitgliedschaften
• Löschung aller Einträge in SMS-/EMail-Tabellen
• Löschung aller OPV Dubletten
• Löschung aller KFZ-CheckIn/Out Einträge
• Löschung aller Protokoll-Einträge zum Kunden
• Widerruf aller Einwilligungen zur Datenverwendung
• Entfernen aller Häkchen zur Datenverwendung (für alle Marken + Eigene, alle Verwendungszwecke, alle Kontaktkanäle)
• Status auf Widerruf setzen
• Widerruf-Datum eintragen
• Widerruf der Einwilligungen im Kundenstamm
• Entfernen der Häkchen für Werbezusendung und Marketing
• Setzen des Sperrkennzeichens am Kunden
• Hiermit wird der Kunde für die weitere Verwendung (egal ob er anonymisiert wird, oder beibehalten wird, ausgeschlossen)
• Anzeige des Hinweistextes "Für Löschung Anonymisierung lt. DSGVO vorgemerkt" im Kundenstamm.
• Protokollierung in der Protokolltabelle dass der Kunde lt. DSGVO zu Löschung / Anonymisierung gekennzeichnet wurde.
• Texteintrag "Kunde <Kundennummer>, <Kundennachname> wurde lt. DSGVO zu Löschung / Anonymisierung gekennzeichnet"

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Die "Forget-Me" Funktion kann über "Beenden, X oder mit Doppelklick auf die linke obere Ecke" geschlossen werden.
Zum Starten der "Lösch-FunktionAnonymisierungsfunktion" wird der Button "Start" verwendet.

Hinweis über "Offene Aufgaben"

Sind dem Kunden noch "Offene Aufgaben" wie Fahrzeuge, Depot-Einlagerungen, CRM Aktivitäten, Offene Aufträge, Offene Angebote,  Offene Service- und Fahrzeugtermine zugeordnete dann wird ein "Info-Fenster" geöffnet.

Die Löschung Anonymisierung kann erst nach "Erledigung" dieser Aufgaben erfolgen.

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Nachdem der Schalter "Start" gedrückt wurde und wenn es keine "Offenen Aufgaben" gibt, erfolgt ein Sicherheitsabfrage, ob die Löschung Anonymisierung wirklich durchgeführt werden soll.

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Bei Bestätigung mit "OK" wird die Löschung Anonymisierung durchgeführt. Mit "Abbrechen" kann die Löschung Anonymisierung noch gestoppt werden.

Hinweis über

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Anonymisierung

Die Löschung Anonymisierung wurde nun gestartet, nach Abschluss der Löschung Anonymisierung wird folgender Hinweis ausgegeben:

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Erklärung zur

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Anonymisierung im Kundenstamm

Der Hinweistext wurde aus folgenden Gründen so formuliert:

Fall 1) Keine Aufbewahrungspflichtige Daten vorhanden: Es wurden beim Kunden alle personenbezogenen Daten anonymisiert oder gelöscht.
Wird ein Kunde anonymisiert so wird im Kundenname die Bezeichnung "Anonymous" ausgegeben.

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Fall 2) Aufbewahrungspflichtige Daten vorhanden: Der Kunde wurde "Zur Löschung Anonymisierung vorgemerkt":

• Daten die der Aufbewahrungspflicht unterliegen wurden nicht anonymisiert
• Daten die der Aufbewahrungspflicht nicht unterliegen wurden anonymisiert oder gelöscht

Wurde ein Kunde "Zur Löschung Anonymisierung vorgemerkt" wird im Kundenstamm ein Hinweistext im Stamm 1 angezeigt und im Stamm 4 wird das "Sperrkennzeichen" gesetzt.
Der Kunde kann nicht mehr verwendet werden, er kann nur noch "Betrachtet" werden.

   
Abbildungen: "Zur Löschung Anonymisierung vorgemerkt"

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Über die Reorganisation (welche auch immer nach jedem Monatslauf automatisch ausgeführt wird) kann nun die Kundenanonymisierung wahlweise mitgestartet werden.
Die Checkbox "Anonymisierung von Kunden" ist dabei standardmäßig aktiviert und kann aber manuell wieder deaktiviert werden.
Anders als bei der Forget-Me Funktion werden hier nur alle zur Anonymisierung vorgemerkten Kunden ermittelt und entsprechend nach der bestehenden Forget-Me Logik gelöscht bzw. anonymisiert.

Ist somit eine Kundenanonymisierung gewünscht, so muss die Kundennummer im ersten Schritt manuell via der Forget-Me Funktion gestartet werden, damit diese entweder gleich anonymisiert oder für die weitere automatisierte Verarbeitung vorgemerkt bzw. berücksichtigt wird.

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