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- Prüfung, ob für den Kunden Belege existieren, die in die gesetzliche Belegaufbehaltefrist lt. Basiseinstellungen fallen (in AT = 7 Jahre)
- Fakturen --> zu löschender Kunde ist ein Rechnungsempfänger, dessen Rechnungsdatum >= Tagesdatum - 7 Jahre ist (geprüft werden hierbei alle Auftragsdaten, auch Belege mit Summe = 0)
- Kassenbelege--> zu löschender Kunde ist in KundenNr der Kassa enthalten und das Belegdatum der Kassenbewegung >= Tagesdatum - 7 Jahre (geprüft werden sowohl positive als auch negative Kassenbewegungen)
- Prüfung, ob für den Kunden Bewegungen existieren, die in die Aufbehaltefrist für sonstige Bewegungen lt. Basiseinstellungen fallen (für Nachvollziebarkeit von Daten, etc., MD.DMS Standardeinstellung = 2 Jahre)
- Miet-/Probe-/Ersatzfahrzeugbuchunen -> Zu löschender Kunde ist Miet-/Ersatzfahrzeugnehmer, Ende des Ersatzfahrzeugvorgangs >= Tagesdatum- 2 Jahre
- Depoteinlagerungen --> Zu löschender Kunde hat Reifen eingelagert gehabt, Auslagerungsdatum des Depotguts >=Tagesdatum - 2 Jahre
- Werden bei dieser Prüfung keine Belege bzw. Bewegungen gefunden, die in die angegebenen Frist fallen, kann der Kunde sofort anonymisiert bzw. seine Bewegungen gelöscht werden --> FALL A
- Werden Belege gefunden, welche unter die Aufbehaltepflicht fallen, wird der Kunde zur Löschung lt. DSGVO vorgemerkt (nicht relevante Bewegungen können gelöscht werden) und das geplante Anonymisierungsdatum wird anhand der Basisoptionen berechnet --> FALL B
Fall A + Fall B
- Löschung aller dem Kunden zugeordneten Ansprechpartner
- Löschung der Kunden-Subhändler-Zuordnung
- Löschung aller Kundenrabatte
- Löschung aller Service-Termindaten
- Löschung aller Kaufinteressen
- Löschung aller Clubmitgliedschaften
- Löschung aller Einträge in SMS-/EMail-Tabellen
- Löschung aller OPV Dubletten
- Löschung aller KFZ-CheckIn/Out Einträge
- Löschung aller Protokoll-Einträge zum Kunden
- Widerruf aller Einwilligungen zur Datenverwendung
- Entfernen aller Häkchen zur Datenverwendung (für alle Marken + Eigene, alle Verwendungszwecke, alle Kontaktkanäle)
- Status auf Widerruf setzen
- Widerruf-Datum eintragen
- Widerruf der Einwilligungen im Kundenstamm
- Entfernen der Häkchen für Werbezusendung und Marketing
- Setzen des Sperrkennzeichens am Kunden
- Hiermit wird der Kunde für die weitere Verwendung (egal ob er anonymisiert wird, oder beibehalten wird, ausgeschlossen)
- Anzeige des Hinweistextes "Für Löschung lt. DSGVO vorgemerkt" im Kundenstamm.
- Protokollierung in der Protokolltabelle dass der Kunde lt. DSGVO zu Löschung / Anonymisierung gekennzeichnet wurde.
- Texteintrag "Kunde <Kundennummer>, <Kundennachname> wurde lt. DSGVO zu Löschung / Anonymisierung gekennzeichnet"
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