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Damit für Kunden eine Sammelrechnung ausgestellt werden kann, muss der Kunde dafür berechtigt werden. Dies geschieht über den Karteireiter Preisangaben im Kundenstamm. Hier wird festgelegt, ob der Kunde Sammelrechnungsempfänger für den Teilehandel, für den Servicebereich oder beides ist. Für den Fahrzeughandel gibt es keine separate Einstellung. Die Sammelrechnung ist automatisch für jeden Kunden verfügbar.
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Der Aufruf der Sammelrechnungsfunktion erfolgt über die Menüs Module Service, Teilehandel und Fahrzeughandel. In diesem Menübaum befindet sich der Menüpunkt für die Sammelrechnung.
In der folgenden Maske werden nun, nachdem man den Aktualisieren-Button rechts oben betätigt hat, jene Aufträge angezeigt, für die eine Sammelrechnung zur Verfügung stehen. Mit der Auswahl Checkbox in der Auftragsnummer können nun einzelne Aufträge oder alle Aufträge zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Im Kundenbrowser der Sammelrechnung werden die "Kundeninfos" aus dem Kundenstamm (Karteireiter "Stamm 2") in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Mit der Belegart kann entschieden werden, ob eine Fakturierung oder eine Proformarechnung ausgelöst werden soll. Mit dem Button Senden an wird die Fakturierung oder die Bildschirmansicht ausgelöst.
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In der Sammelrechnungsmaske wird für den berechtigten Benutzer eine Checkbox "Erweiterte Zahlungskonditionen verwenden" angeboten. Berechtigung: BERECHTIGUNG → Berechtigungsverwaltung
→ Service (Teilehandel, Fahrzeughandel)
→ → Neuer Auftrag
→ Auftrag: "Erweiterte Zahlungskonditionen"
Sobald diese Option Checkbox aktiviert wird, wird nach dem Start der Sammelrechnungsauslösung (sowohl Bildschirm, als auch Drucker) das erweiterte Zahlungskonditionsfenster für alle ausgewählten Aufträge angebotengeöffnet.
Hier gibt es nun die Möglichkeit die Zahlungskonditionen zu erweitern. Mit dem "Plus" Button wird kann eine neue Zahlungskondition hinzugefügt werden.
Solange die Gesamtsumme von allen Zahlungskonditionen nicht der Gesamtsumme der Sammelrechnung entspricht, ist der OK Button gesperrt. Das zeigt auch der Status unten rechts. OK Button wird nur beim Status = OK entsperrt. Wenn noch Differenz der Summe besteht, wird diese neben dem Status angezeigt.
Mit dem OK Button wird dann die Maske beendet und die Fakturierung wird automatisch ausgeführt.
Am Fakturenbeleg werden die neuen Fälligkeiten nur mehr gesamt am Belegende ausgewiesen (= keine Einzelausweisung der Fälligkeit je Sammelrechnungsauftrag).
Validierung
Vor einer Fakturierung werden immer alle Aufträge der Sammelrechnung validiert. Eventuelle Fehlermeldungen werden gesammelt und in einer Hinweismeldung ausgegeben, bei welcher der Benutzer darüber entscheiden kann, ob die Fakturierung der validen Aufträgen weiter durchgeführt werden soll oder nicht.
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