Allgemeine Erläuterungen zu den Benutzerhandbüchern

VORWORT

Um die Handhabung dieses Dokuments zu vereinfachen, haben wir Symbole und immer wiederkehrende Systematiken entwickelt. In den nächsten Punkten werden diese beschrieben.
Für eine bessere Lesbarkeit verzichten wir in unseren Benutzerhandbüchern auf Gender-spezifische Formulierungen wie zum Beispiel Mitarbeiter und Mitarbeiterin. Natürlich sind immer Damen und Herren gleichermaßen gemeint.

Nicht alle Felder sind in dieser Dokumentation bis ins kleinste Detail beschrieben. Nutzen Sie deshalb bitte auch die CDP Online-Hilfe, die Sie über den Hilfe-Button oder die F1 Taste aufrufen können. Die Hilfe setzt auf der Cursorposition auf.

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LEGENDE

Querverweis Hier finden Sie einen Hinweis auf ein anderes Kapitel im Dokument. Um zu diesem zu wechseln klicken Sie mit der linken Maustaste darauf.
Link Diese Formatierung symbolisiert einen Link in das Internet. Mittels Linksklick rufen Sie die Seite in Ihrem Standardbrowser auf.
TabreiterWird ein Tabreiter einer CDP-Maske als Überschrift verwendet ist dieser fett und unterstrichen formatiert.
Felder Ein Feld als Überschrift ist unterstrichen.

Folgende Symbole können in diesem Dokument verwendet werden:

Dieses Symbol signalisiert eine INFORMATION zu dem behandelten Thema. Informationen beinhalten Hinweise zu der beschriebenen Funktion die von Bedeutung sein können.


Dieses Symbol bedeutet ACHTUNG! Erscheint es im Dokument ist der zugehörige Text von äußerster Wichtigkeit und unbedingt zu beachten.


Erscheinen diese Symbole bedient man die beschriebene Funktion mit einem MAUSKLICK LINKS bzw. RECHTS.

Die Lupe wird auf CDP-Masken in Bereichen platziert in denen noch WICHTIGE DETAILS enthalten sind. Ein Bild mit dem gezoomten Bereich wird in Folge angezeigt und die Details werden näher beschrieben.

Bei dem Symbol Fragezeichen erhalten Sie nähere Informationen in der CDP – Onlinehilfe. Diese rufen Sie auf indem Sie in dem CDP-Feld, zudem Sie Hilfe benötigen, die Funktionstaste ‚F1' drücken oder auf dieses Hilfe-Symbol rechts oben in CDP klicken.

Neben diesem Bild werden BUCHUNGSSÄTZE zu einem Geschäftsfall skizziert.


Erscheint dieses Symbol wird danach der Menüname angegeben in dem Sie die, im Dokument beschriebene, Funktion aufrufen können. Suchen Sie diesen über die Menüsuche.

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MENÜNAVIGATION(-SUCHE)

In diesem Handbuch werden einige Programmaufrufe in CDP beschrieben. Um diese einfach finden zu können werden die Menüpunkte über die CDP-Menüsuche gesucht und ausgewählt.

Ein zu suchender Menüpunkt wird mit dem Symbol und dem Namen des Menüpunkts angegeben.
z.B.:

AUFTRAGSBEARBEITUNG

Die Menüsuche erreichen Sie über das Lupensymbol in jedem CDP-Menü.

Geben Sie im Suchfeld den angegebenen Namen des Menüpunkts ein. Alle Menüpunkte die den Suchtext enthalten werden angezeigt.


Manche Menüpunkte können im Programm mehrfach vorkommen und werden dadurch im Suchergebnis öfter angezeigt. In diesem Fall wählen Sie einfach die erste Zeile davon aus.

Starten Sie das Programm indem Sie es im Fenster ‚Suchergebnisse' anklicken und danach mit ‚OK' bestätigen.
CDP springt nun sofort in die gewählte Maske.

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Einleitung

Ziel dieser Anleitung ist es zu beschreiben welche Schritte notwendig sind um mit dem Modul ‚IKS'(Integriertes Kassensystem) die aktuell geltenden Rechtsnormen der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung zu erfüllen (Stand von 08/2016).
Die Verwendung der Software CDP und des Moduls IKS sind für Sie als Unternehmer unterstützend, aber nicht ausreichend, um alle Vorschriften der Registrierkassenverordnung zu erfüllen. Besonders organisatorische Vorschriften diverse Vorbereitungsarbeiten und der rechtzeitige Erwerb der notwendigen Soft- und Hardware liegen außerhalb des Einflussbereiches von Vector und sind daher Teil Ihrer unternehmerischen Pflichten.
Falls Sie die angebotene, erweiterte Unterstützung für die Inbetriebnahme der Registrierkassen bei Vector bestellt haben erhalten Sie Unterstützung bei der Einrichtung. Sichern Sie sich, nachdem Sie Ihre GUID von Global Trust erhalten haben, sofort einen Termin zur Umstellung.
Benötigen Sie außerhalb unserer Software rechtliche Auskünfte zur Registrierkassenverordnung? Haben Sie Unsicherheit, ob Ihr Unternehmen alle Pflichten erfüllt? Oder benötigen Sie Hilfe bei Registrierungen am Finanzamt? Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an Ihren Steuerberater oder nutzen Sie für Auskünfte die Informationsplattformen des Bundesministeriums für Finanzen(BMF), wie z. B. https://www.ris.bka.gv.at oder kontaktieren Sie direkt Ihr Finanzamt.
Weiterführende Informationen zur Registrierkassenpflicht erhalten Sie unter anderem beim BMF:
https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/Registrierkassen.html oder
+https://finanzonline.bmf.gv.at/eLearning/BMF_Handbuch_Registrierkassen.pdf+

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Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist im Modul IKS(074) realisiert. Die Funktion ist verfügbar mit CDP ab Version 5.5 Update 2017A.

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Systemvoraussetzung

Die Systemvoraussetzungen finden Sie auf der Vector Homepage www.vector.at bzw. www.vector.eu.
Aktualisieren Sie das Modul IKS entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Falls Sie am CDP-Solution Server arbeiten übernehmen wir die Installationsarbeiten für Sie.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Checkliste Vorbereitung beschrieben.

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Überblick Funktionen/Inhalt

• Richtiges setzen der neuen Kassenparameter
• Neue Kassentransaktionen für Start-, Ende-, Null-, Monats- und Jahresbelege
• Signatur-/Siegelerstellungseinheit einrichten
• Registrierkasse anlegen bzw. einrichten
• Registrierkasse bei Finanzonline anmelden
• Drucken des Start-Belegs
• Start-Beleg über die Mobile-App „BMF Belegcheck" prüfen
• Null-Beleg für Finanzprüfer
• Kassiervorgang
• Neuerungen Kassenbon

...

• • QR-Code
  • Eindeutiger Belegnummer
  • Eindeutige Kassenidentifikationsnummer
  • UID Nummer des eigenen Unternehmens
  • Datum/Uhrzeit
  • Umsätze werden nach Steuersätzen aufgeteilt
  • Neuer Druckmodus für Thermotransferdrucker von Epson (Epson direkt)
• Erstellen von Trainingsbelegen
• Erstellen von Stornobelegen
• Monatsbelege drucken
• Jahresbelege drucken, prüfen und archivieren
• Kassastilllegung mit Abschlussbeleg
• Ablauf beim Ausfall der Signatureinheit
• Druck des Ausfallsbeleg nach Wiederherstellung der Signatureinheit
• Nacherfassung von Belegen nach einem Kassenausfall
• Export Datenerfassungsprotokoll (DEP) bei Finanzamtsprüfung
• Export BAO-Daten unstrukturiert aus dem Kassen-Journal
• Export und Sicherung des Datenerfassungsprotokoll (DEP)

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  _Grundeinstellungen _Grundeinstellungen

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Vorarbeiten

Beginnen Sie rechtzeitig, anhand der im Anhang befindlichen Checkliste, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Um mit der Inbetriebnahme in CDP starten zu können müssen alle darin beschriebenen Punkte klar und die notwendigen Vorarbeiten geleistet worden sein.

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Kassenbondruck

Stellen Sie sicher, dass Sie für den Druck der Kassenbons einen Laserdrucker oder den Thermodrucker Epson TM-T88V zur Verfügung haben. Der jeweilige Drucker muss installiert und an CDP angebunden sein.
NADELDRUCKER, TINTENSTRAHLDRUCKER UND ANDERE THERMODRUCKER ALS DAS OBEN GENANNTE MODELL WERDEN NICHT MEHR UNTERSTÜTZT.
DIE AUFBEREITUNG VON BELEGEN DURCH EINE FREMDSOFTWARE IST EBENFALLS NICHT MOEGLICH.
Folgende Varianten zeigen Ihnen die Möglichkeiten welche Sie zum Kassenbondruck haben.
Variante 1: Ein Thermodrucker Epson TM-T88V wird für den Bondruck verwendet
1a:Sie verwenden bereits diesen Drucker für den Kassenbondruck
=> Installieren Sie den Drucker anhand der getrennt verfügbaren Anleitung
‚IKS_074_Einrichtung Epson POS Drucker.pdf'.
1b:Der Thermodrucker Epson TM-T88V soll neu eingerichtet werden
=> Installieren Sie den Drucker anhand der getrennt verfügbaren Anleitung
‚IKS_074_Einrichtung Epson POS Drucker.pdf'.
Variante 2: Ein Laserdrucker soll die Kassenbons drucken / Sie haben das Modul IPD lizensiert
2a:Der Drucker ist bereits in IPD eingerichtet
=> Es sind keine weiteren Vorbereitungsarbeiten für den Bondruck notwendig.
Beachten Sie jedoch die notwendigen Arbeiten im Kapitel Inbetriebnahme
2b: Der Drucker ist nicht im Modul IPD eingerichtet
=> Richten Sie den Drucker für den IPD-PDF-Druck laut getrennter Anleitung
‚IPD_111_PDF Druck' ein.
Beachten Sie auch die notwendigen Arbeiten im Kapitel Inbetriebnahme
Variante 3: Ein Laserdrucker soll die Kassenbons drucken / Sie haben das Modul IPD nicht lizensiert
=> In diesem Fall sind für den Bondruck keine weiteren Vorbereitungsarbeiten notwendig.
Beachten Sie jedoch alle Punkte zum Druck im Kapitel Inbetriebnahme.
Bei der Varianten 2 und 3 des Kassenbondrucks mit Laserdrucker kann der Kassenbon im Papierformat A4 Hoch, A5 Hoch oder A5 Quer(=A4 kurz) gedruckt werden. Andere Formate werden nicht unterstützt.

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Global Trust Signatur Lösung „RKS Cloud" bestellen

Bestellen Sie für jedes Ihrer steuerrechtlich getrennten Unternehmen, in welchem Sie unserer Registrierkassensoftware einsetzen, die Signatur-Lösung „RKS Cloud" von unserem Partner Global Trust über folgenden Link:
{+}https://secure.globaltrust.eu/php/formservice.php?form=be_zertifikat_rkscard&partner=GT1740+

Verwenden Sie bitte zur einfacheren Prüfung Ihre UID-Nummer anstatt der GL-, bzw. Steuernummer.

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Registrierung bei FinanzOnline

Zur rechtlich vorgeschriebenen Registrierung benötigen Sie einen Zugang zu FinanzOnline. Für die Einrichtung stellen Sie sicher, dass Sie die Zugangsdaten verfügbar haben.
ES HANDELT SICH HIER UM INTERNE, VERTRAULICHE INFORMATIONEN IHRES UNTERNEHMENS. GEBEN SIE DIESE DATEN AUF KEINEN FALL AN DRITTE WEITER, AUCH NICHT AN VECTOR.

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Installation der Belegcheck-APP

Installieren Sie die „BMF Belegcheck" App auf Ihrem Smartphone. Sie benötigen diese App, um den Startbeleg und in weiterer Folge die Jahresbelege zu prüfen.
Sie sind rechtlich dazu verpflichtet diese Belege zu prüfen. Eine Missachtung dieser Vorschrift kann finanzstrafrechtliche Folgen haben.
Android
{+}https://play.google.com/store/apps/details?id=at.gv.bmf.belegcheck+
Apple iPhone
{+}https://itunes.apple.com/at/app/bmf-belegcheck/id1121626510?mt=8+

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Bondruck

Mit dem ‚Integrierten Kassensystem' von Vector erfüllen Sie auch alle Voraussetzungen aus der Registrierkassenverordnung für den Kassenbondruck.
Folgende Auflagen der Registrierkassensicherheitsverordnung werden bezüglich Kassenbons erfüllt:

...

Die Antworten sollten Sie bereits in Ihrer Checkliste Vorbereitung im Anhang dieses Dokumentes notiert haben.
In Folge wird beschrieben wie die korrekte Vorgehensweise ist, um den gesetzeskonformen Druck zu gewährleisten.
Standardmäßig ist der Druck auf dem Thermodrucker Epson TM-T88V und für den Druck auf Laserdrucker mit PDF's im A4 Hochformat optimiert.
Prüfen Sie in jeder Ihrer gewählten Variante die Einstellungen für Ihr gewähltes Druckformat über die Angaben in den nun folgenden Menüpunkten.

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_Toc481600403 _Toc481600403

Kassenbon auf dem Thermodrucker Epson TM-T88V drucken

Voraussetzung für den korrekten Druck ist, dass alle Arbeiten aus den Kapitel Vorarbeiten erledigt worden sind.
DIE INSTALLATION LAUT ANLEITUNG ‚IKS_074_Einrichtung Epson POS Drucker.pdf' MUSS SOWOHL BEI EINEM NEUEN ALS AUCH BEI EINEM DRUCKER DER SICH BEREITS IN VERWENDUNG BEFINDET ERFOLGEN.

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_Toc481600404 _Toc481600404

Endtexte Auftrag

Prüfen Sie ob der Endetext Auftrag mit der Textart ‚KB' angelegt ist. Diese muss angelegt sein um den QR-Code auf dem Kassenbon zu drucken.
ENDTEXTE AUFTRAG
bei der Textart ‚KB' einrichten.

Der QR-Code wird automatisch unterhalb der Endtexte gedruckt ohne hier Angaben machen zu müssen. Gewünschte Endtexte können Sie auf den Bon ab Zeile 91 hinzuzufügen. Die maximale Textbreite für das Thermopapier sind 40 Zeichen. Es sind keine zusätzlichen Anpassungen in den Druckersteuerungen notwendig.

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_Toc481600405 _Toc481600405

Druckermodus

Im Zuge der Installation der neuen Software für den Bondrucker sollten bereits die korrekten Parameter eingetragen worden sein. Prüfen Sie zur Sicherheit nochmals die Angaben im Menü.
KASSENDISPLAY UND LADENANSCHLUSS

Bildschirm-ID Geben Sie den Sitzungsnamen an von dem der Bon gedruckt wird.
Haben Sie mehrere PC-Sitzungen die Bons drucken müssen diese hier
dementsprechend angelegt werden.
Anschluss Display 1=Kassendisplay für die Anzeige des Rechnungsbetrags und des
Retourgeldes an diesem Bildschirm im Einsatz
LEER =kein Kassendisplay an diesem Bildschirm im Einsatz
Anschluss KassenladeDieses Feld bleibt LEER
Pfad/bat Datei Dieses Feld bleibt LEER
POS Drucker stellen Sie den Schalter auf 1
Port / IP-Adresse Geben Sie den Portnamen ESDPRT001 oder die IP-Adresse des Bondruckers im Netzwerk ein.
Duplikat drucken 1=Für interne Zwecke wird ein Duplikat gedruckt
LEER =Es wird nur der Kundenbeleg gedruckt
Drucker Modus 2
Bon Drucker Angabe lt. Logical Device Name in der Konfiguration der EpsonPos
Software(Standard = PosPrinter)
Kassenlade Falls Sie eine Kassenlade angeschlossen haben geben Sie hier den
Logical Device Namen lt. Angabe in der Konfiguration der EpsonPos
Software ein (Standard = CashDrawer)
Testen Sie mit der Taste ‚Testdruck' ob der Drucker und die Kassenlade angesprochen werden kann.
STARTEN SIE IHRE KASSENPLÄTZE ERST NACHDEM DER TESTDRUCK ERFOLGREICH WAR.

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Kassenbons als PDF drucken

Um den QR-Code drucken zu können muss der Kassenbon als PDF gedruckt werden. Auch alle anderen neuen gesetzlichen Anforderungen für die Kassenbons, die ab 01.04.2017 verpflichtend sind, werden auf dem neuen Druckformat gedruckt. Standardmäßig wurde der PDF-Kassenbon für das Papierformat A4 hoch optimiert. Sollten Sie ein anderes Papierformat(A5 Quer oder A5 hoch) haben sind Einstellungen in den Endtexten Auftrag und in der Druckdatei notwendig.
Der Druck des Kassenbons als PDF wird über die neue Druckdatei PFAKKB gesteuert.
Im Zuge des CDP-Updates wurden alle Druckdateien für den Bondruck, die bisher über die Druckdatei PFAKBB (Bondruck) gesteuert waren, in die neue Druckdatei PFAKKB kopiert. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie nur noch geringe Anpassungen durchführen müssen.
Steuerungen des Kassenbons, welche bisher über das Druckprogramm DKTP2 gesteuerte wurden, müssen aus den Druckprogrammen bzw. Druckprogrammen bildschirmabhängig entfernt werden und mit den neuen Druckdateien bzw. Druckdateien bildschirmabhängig, wie in diesem Handbuch beschrieben, angelegt werden.
Um den Kassenbon mit dem Modul IPD zu drucken muss der Drucker in diesem Modul laut Anleitung ‚IPD_111_PDF Druck' eingerichteten worden sein (siehe Vorbereitungsarbeiten).

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_Toc481600407 _Toc481600407

Druckersteuerung

PARAMETER DRUCKDATEIEN
Kontrollieren Sie Ihre Druckeinstellungen in der Druckdatei ‚PFAKKB'. Tragen Sie die Werte aus der untenstehenden Tabelle laut Ihren Anforderungen ein.
Bei Verwendung des Moduls IPD beachten sie bitte das zugehörige Handbuch für die korrekten Einstellungen für das Ansprechen des Druckers und der Laden. Ist das Modul nicht in Einsatz ist das Drucken über den von ihnen Installieren PDF-Reader möglich.

...

Muster (A4 Hochformat mit Modul IPD):

Da der korrekte Druck auch vom Druckbereich Ihres Laserdruckers abhängt kann es sein, dass Sie die Parameter ‚Zeilen pro Seite', ‚Overflow', ‚Startzeile' und ‚Startspalte' noch individuell anpassen müssen.

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_Toc481600408 _Toc481600408

Endtexte Auftrag

Passen Sie Ihre Endtexte entsprechend Ihrem Papierformat wie in den unten angegebenen Mustern an.
ENDTEXTE AUFTRAG
Muster A4 Hochformat:
In dieser Form sollte die Textart bereits vorausgeliefert werden. Sie können noch individuelle Endtexte, wie hier im Muster ‚Danke für Ihren Einkauf...' angeben.

...

Sie einen beliebigen Endtext erfassen. Dieser darf keinesfalls in
den QR-Code schreiben da der sonst unleserlich wird.
So legen Sie das Papier in Ihr definiertes Papierfach:

Der Ausdruck sieht folgendermaßen aus:

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_Ref473549100 _Ref473549100

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Inbetriebnahme

Planen Sie die Erstinbetriebnahme sorgfältig vor. Dabei sind auch folgende Punkte zu berücksichtigen.
* Rechnen Sie pro Kassenplatz mit einer Umstellungszeit von mindestens 30 Minuten

• Im Zuge der Arbeiten zur Erstinbetriebnahme steht der betroffene Kassenplatz nicht zur Verfügung. Eine Kasse die umgestellt werden soll darf deshalb nicht aktiv sein.
• Kassenplätze die umgestellt werden müssen den Saldo 0 haben. Schöpfen Sie daher die betroffene Kasse vor der Umstellung komplett ab.
• Stellen Sie sicher, dass alle Vorarbeiten erledigt wurden bevor Sie mit der Inbetriebnahme starten.
  

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  _Toc481600410 _Toc481600410

  Firmenangaben

  In den Firmenangaben muss die korrekte UID-Nummer Ihres Unternehmens hinterlegt sein. Diese wird bei der Aktivierung der Siegnaturerstellungseinheit geprüft.
  FIRMENANGABEN
  
  
  

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  _Ref473726750 _Ref473726750

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  _Toc481600411 _Toc481600411

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  _Ref471210710 _Ref471210710

  Fiskalkennzeichen im Mehrwertsteuercode

  Die in CDP angelegten Mehrwertsteuercodes müssen den korrekten Fiskalcode hinterlegt haben. Diese Hinterlegung ist notwendig um die vom BMF festgelegten, gültigen Codes für Auswertungen und Belege korrekt zuordnen zu können.
  Prüfen Sie den Code Fiskalkassa in all Ihren angelegten MwSt.-Codes über das Menü
  MEHRWERTSTEUERSÄTZE
  
  Die Codes haben folgende Bedeutung:
  1 = Betrag-Satz-Normal: Umsätze 20%
  2 = Betrag-Satz-Ermäßigt-1: Umsätze 10%
  3 = Betrag-Satz-Ermäßigt-2: Umsätze 13%
  4 = Betrag-Satz-Null: Umsätze 0% und alles andere
  5 = Betrag-Satz-Besonders: Umsätze 19%
  (Sonderregelung für zwei Orte an der deutschen Grenze)
  Auf den Kassenbons werden nun die Steuersummen je Code Fiskalkassa aufsummiert angedruckt.
  Achtung: Der Code Fiskalkasse muss unbedingt eingegeben werden, sonst kommt es beim Kassieren zu einer Fehlermeldung

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Transaktionen

Für die Umsetzung der RKSV werden im Kassensystem neue Transaktionsarten benötigt.
Prüfen Sie ob diese angelegt wurden.
TRANSAKTIONEN
Stellen Sie sicher, dass die Transaktionen mit dem in der Tabelle ersichtlichen Transaktionstyp angelegt wurden.

...

Falls eine Transaktion fehlt legen Sie diese bitte mit den obigen Angaben an.

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Einrichtung der Signaturerstellungseinheit

Um Ihre Registrierkassen einrichten zu können muss vorher, für jeden rechtlich eigenständigen Betrieb (mit eigener UID-Nummer), in dem Kassenplätze eingerichtet werden sollen, eine Signaturerstellungseinheit eingerichtet werden.
Für die Anlage der Signaturerstellungseinheit bereiten Sie folgende Daten vor:

...

Geben Sie diese Daten in der Signaturerstellungseinheit ein.
SIGNATURERSTELLUNGSEINHEIT

Zum Erstellen einer neuen Signaturerstellungseinheit klicken Sie auf das - Symbol.
Aktiv Hier aktivieren/deaktivieren Sie die Signaturerstellungseinheit. Aktivieren Sie die Einheit.
Gültiger Betrieb Falls Sie keine rechtlich getrennten Betriebe haben können Sie die Auswahl auf alle Betriebe setzen. Müssen Sie für bestimmte Betriebe unterschiedliche Zertifikate hinterlegen, wählen Sie hier den jeweiligen Betrieb aus.
Kassensetup - Mehrere Betriebe mit den gleichen UIDs (und auch bei mehreren UIDs), lassen Sie bitte die Signatureinstellungen auf „Alle Betriebe".
Umsatzsteuer IDGeben Sie hier Ihre UID-Nummer ein. Diese muss mit der Steuernummer in den Firmenangaben übereinstimmen.
Typ Wählen Sie hier den Zertifikatshersteller Global Trust aus.
Benutzername Admin(dies ist der Standardbenutzername welcher von Global Trust
vergeben wird => siehe Checkliste).
Passwort Geben Sie hier Ihr Passwort von Global Trust ein (siehe Checkliste).
Global Trust GUIDGeben Sie hier die GUID von Global Trust ein (siehe Checkliste).
Nachdem alle Angaben vollständig und korrekt gemacht wurden drücken Sie den Button ‚Speichern'.
Nun werden die Zertifikatsdetails von Global Trust geladen und gespeichert.
Sollte, trotz korrekter Eingabe der Daten das Zertifikat nicht geladen werden können, liegt dies an der Online Prüfung durch Global Trust. Entweder die Verbindung zu deren Server ist unterbrochen/überlastet oder Ihr Zertifikat ist defekt. Wir raten hier im ersten Schritt die Prüfung nach einiger Zeit nochmals durchzuführen. Ist auch diese Prüfung erfolglos muss Global Trust Ihr Zertifikat kontrollieren. Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an den Support von Global Trust.
Details für FinanzOnlineÜber diesen Button erhalten Sie die Registrierdaten welche Sie bei FinanzOnline angeben müssen.

Notieren oder kopieren Sie sich die Seriennummer. Sie benötigen diese für die Anmeldung der Signaturerstellungseinheit bei Finanz Online.
Mittels Button ‚FinanzOnline' verzweigen Sie direkt in das Portal des BMF. Registrieren Sie Ihre Sicherheitseinrichtung wie im nächsten Kapitel Signaturerstellungseinheit bei FinanzOnline anmelden beschrieben wird.

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Signaturerstellungseinheit bei FinanzOnline anmelden

Steigen Sie mit Ihrem Firmen-LOGIN bei FinanzOnline ein.

Auf der Hauptseite klicken Sie auf ‚Registrierkassen'.

Wählen Sie nun ‚Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit':

Sie gelangen in die Registrierungsmaske:

Geben Sie nun Ihre Registrierungsdaten aus der CDP-Siegelerstellungseinheit ein
Art der Sicherheitseinrichtung: Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters
Vertrauensdiensteanbieter: AT2 GLOBALTRUST
Seriennummer des Signatur- bzw.
Siegelzertifikates: Geben Sie hier die erstellte Seriennummer ein. Siehe vorheriges Kapitel Einrichtung der Signaturerstellungseinheit.
Mit dem Button ‚Registrieren' ist der Vorgang abgeschlossen.
Sollte es trotz korrekter Eingabe bei der Registrierung Probleme geben wenden Sie sich bitte an Ihr Finanzamt.

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Kassenplatz einrichten und registrieren

Bevor Sie eine Kasse einrichten können muss diese Saldo 0 haben. Schöpfen Sie die Kasse daher komplett ab. Die Kasse darf während der Umstellung nicht in Betrieb sein sondern muss abgeschlossen sein. Es reicht nicht aus die Kasse zu unterbrechen. Falls Sie mehrere Kassen im Einsatz haben müssen Sie diese nicht sofort alle gleichzeitig umstellen.
AB 01.04.2017 DARF KEINE UNREGISTRIERTE KASSE MEHR VERWENDET WERDEN.

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Kassen-ID generieren und AES-Schlüssel auslesen

Hatten Sie zuvor schon IKS im Einsatz sollten Sie, der Einfachheit halber, den alten Kassenplatz weiterverwenden. Falls Sie neue oder zusätzliche Kassen anlegen wollen erhalten Sie weitere Unterstützung im Benutzerhandbuch von IKS (IKS_074_Kassensystem_Benutzerhandbuch.pdf). Der Ablauf zur Registrierung eines neuen Kassenplatzes ist ident zu dem eines Vorhandenen.
KASSENPLATZ

Jeder Kassenplatz innerhalb eines Zertifikats muss eine eindeutige Kassenidentifikation besitzen. Verwenden Sie hierfür den Button ‚Kassen-ID generieren'.
Sie erhalten automatisch eine eindeutige Kassen-ID. Diese ist eine Kombination aus der CDP-Betriebsnummer und der Kassenplatznummer.

Beachten Sie die Hinweise, welche Sie beim Speichern einer neu angelegten ID erhalten.

Danach werden der AES-Schlüssel und die Prüfsumme dieser Kasse angezeigt.

Notieren/kopieren Sie die Ihre Kassen-ID, den Benutzerschlüssel und den Prüfwert um die Kasse bei Finanz Online zu registrieren.
Diesen generierten Schlüssel können Sie auch nachträglich jederzeit mit dem Button ‚AES-Schlüssel anzeigen' auslesen.
Eine neu erstellte Kassen-ID muss innerhalb von sieben Tagen bei FinanzOnline angemeldet werden. Ein nicht Einhalten dieser Frist kann finanzstrafrechtliche Folgen für Sie haben.

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Start-Beleg drucken

Beim ersten öffnen eines Kassenplatzes mit einer neuen Kassen-ID wird automatisch der Startbeleg gedruckt.

Muster Startbeleg als PDF A5 Querformat:


Wurde der Startbeleg aus technischen Gründen nicht gedruckt, kann dieser nach der Fehlerbehebung, nochmals aus der Anzeigefunktion des Kassenjournals mittels Doppelklick auf der Buchungszeile nachgedruckt werden.

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Registrierkasse bei FinanzOnline anmelden

Um Ihre Registrierkassen anzumelden benötigen Sie je Kasse folgende Daten:

...

Melden Sie sich wieder am Portal von FinanzOnline an und wählen Sie aus dem Hauptmenü den Punkt ‚Registrierkasse' aus.
Wählen Sie nun ‚Registrierung einer Registrierkasse'.


Geben Sie nun die Daten Ihrer Kasse an und klicken Sie auf ‚Registrieren'.

Wiederholen Sie den Vorgang für alle Ihre zu meldenden Registrierkassen.

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Authentifizierungscode erstellen

Um die Kassen mit der mobilen App auf einem Smartphone prüfen zu können müssen Sie für jedes rechtlich getrennte Unternehmen einen Authentifizierungscode erstellen.
Dieser Code wird auf der Plattform von FinanzOnline erstellt. Den Menüpunkt finden Sie im Untermenü der Registrierkassen.
Notieren Sie Ihren Authentifizierungscode.

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Start-Beleg über die Mobile-App prüfen

Das BMF stellt die Mobile App ‚BMF Belegcheck' zur Verfügung mit welcher der QR-Code auf dem Startbeleg eingescannt werden kann.






Scannen Sie den Beleg mittels Button ‚Code scannen' ein.














Beim ersten Scan eines QR-Codes für dieses Unternehmen müssen Sie, den bei FinanzOnline erstellten, Authentifizierungscode eingeben.











In dieser App wird der Beleg geprüft und Sie erhalten ein Prüfergebnis. Das Ergebnis muss eine positive Prüfung ergeben. Anderenfalls sollten Sie die Kasse nicht in Betrieb nehmen! Falls Sie bereits mit dieser Kasse Belege erstellt haben, ist die Kasse wie eine Kasse mit ausgefallener Sicherheitseinrichtung zu behandeln (Meldung innerhalb von 48 Stunden im FinanzOnline Portal ist notwendig!).
Die App vom BMF wird auf einem Smartphone anhand des eingegebenen Authentifizierungscodes einer UID-Nummer zugeordnet. Müssen Sie Belege für mehrere rechtlich getrennte Unternehmen prüfen müssen Sie sich, vor der Prüfung eines Beleges aus einem anderen Unternehmen, abmelden und neu authentifizieren.
Der Startbeleg muss gemäß BAO §132 aufbewahrt werden.

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_Ref471121166 _Ref471121166

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Saldo korrigieren

Nach einer positiven Prüfung Ihres Startbeleges korrigieren Sie noch Ihren Saldo auf den aktuellen Wert des vorhandenen Wechselgeldes. Führen Sie dies mit der Standardtransaktion ‚Saldo' durch.
Falls Sie eine Buchhaltungsschnittstelle im Einsatz haben müssen Sie darauf achten das korrekte Konto in der Transaktion anzugeben. Standardmäßig ist in dieser Transaktion das Kassenkonto hinterlegt. Da bei der Abschöpfung das Konto des Zahlungsmittels Bar verwendet wurde müssen sie genau dieses auch hier wieder angeben.

Ist diese Transaktion bei Ihnen nicht angelegt unterstützt Sie das Handbuch von IKS bei der Anlage und Durchführung.

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Kassenstandards

Sobald alle Ihre Kassen umgestellt und die Startbelege geprüft wurden müssen Sie die Kassensignatur in Österreich über die Kassenstandards aktivieren.
KASSENSTANDARDS


Mit der Aktivierung des Schalters bestätigen Sie, dass alle Ihre Kassen nach der Registrierkassenverordnung korrekt arbeiten.
Dieser Schalter muss bis spätestens 31.03.2017 gesetzt werden.

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Laufende Arbeiten

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Neuen Kassenplatz anlegen und registrieren

Die Anlage von neuen oder zusätzlichen Kassen wird im Benutzerhandbuch von IKS (IKS_074_Kassensystem_Benutzerhandbuch.pdf) beschrieben.
Der Registrierungsvorgang einer neuen Kasse ist ident zu dem in der Erstinstallation. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel Kassenplatz einrichten und registrieren.

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Kassenplatz stilllegen

Wird ein Kassenplatz stillgelegt kann dieser nicht mehr aktiviert werden. Auch dessen Kassen-ID darf nicht auf einem neuen Kassenplatz wieder verwendet werden.
Um eine Kasse stillzulegen muss der Kassensaldo auf 0 gestellt werden. Führen Sie hierzu eine Abschöpfung in dieser Kasse durch.

Danach schießen Sie die Kasse ab und steigen in die Pflege des Kassenplatzes ein.
KASSENPLATZ

Mit dem Button ‚Kassenabschlussbeleg drucken' wird die Kasse geschlossen und der Kassenbon sowie ein Kassenbuch für diese Transaktion erstellt.




Wurde der Stilllegungsbeleg aus technischen Gründen nicht gedruckt, kann dieser nach der Fehlerbehebung, nochmals aus der Anzeigefunktion des Kassenjournals mittels Doppelklick auf der Buchungszeile nachgedruckt werden.
Das Stilllegen eines Kassenplatzes muss in der BMF-App und bei FinanzOnline unverzüglich gemeldet werden.

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Null-Beleg für Finanzprüfer drucken

Auf Aufforderung durch einen Finanzprüfer muss jederzeit ein sogenannter Null-Beleg erstellt werden können. Dieser kann auch mittels der ‚Belegcheck App' geprüft werden.
Der Nullbeleg kann jederzeit direkt aus der aktiven Kasse mittels der Transaktionsart ‚NULL' gedruckt werden.

Der Bon für den Nullbeleg wird beim Belegabschluss erstellt.

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Kassiervorgang

Beim Ablauf des ‚normalen' Kassierens selbst hat sich nichts geändert. Sie können alle Ihre Rechnungen, Ein- und Ausgänge mit den bisher verwendeten Transaktionen buchen. Auch das öffnen, abschließen und abschöpfen der Kasse ist gleich geblieben. Die notwendigen neuen Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsregeln laufen im Hintergrund automatisch ab.
Einzig beim Storno von Belegen gibt es eine notwendige Neuerung. Auf Stornobelegen darf keine andere Rechnung zusätzlich kassiert werden. Sie müssen den Stornobeleg abschließen und die Rechnung nach dem Belegabschluss kassieren. Ein Sofortstorno vor dem Belegabschluss ist jedoch möglich.

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Trainingsmodus

Um mit der eigenen Kasse zu üben oder Schulungen durchführen zu können kann eine registrierte Kasse im Trainingsmodus gestartet werden.
Alle Transaktionen die im Trainingsmodus gebucht werden verändern weder den Kassensaldo noch werden diese Bewegungen in einer Buchhaltungsschnittstelle abgestellt.
Zum Starten des Trainingsmodus öffnen Sie das Menü
KASSIEREN
und wählen den Menüpunkt 1 ‚Kasse eröffnen'.

Wählen Sie die Kasse und zusätzlich den Trainingsmodus aus.

Bis Sie diesen Kassenzyklus mit ‚Kasse abschließen' beenden wird Ihnen in den Bearbeitungsmasken und auf allen Kassenbelegen der Trainingsmodus angezeigt.

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Buchungsstorno

Mit der Umstellung auf die Registrierkassensicherheitsverordnung gelten neue Regeln für die Stornierung einer Kassenbuchung.
Ein Stornobeleg wird erstellt, wenn einzelne oder mehrere Belegpositionen, die vorher im Rahmen der Erstellung eines Standardbelegs falsch boniert wurden, storniert werden müssen.
Stornobelege dürfen nur stornierte Belegpositionen enthalten, da andernfalls die Bezeichnung im maschinenlesbaren Code (STO im Umsatzzähler) nicht eindeutig wäre. In den meisten Fällen werden Stornobelege negative Werte erhalten (diese Storno bewirken eine Verkleinerung des Umsatzzählers). Allerdings müssen auch negative Beträge einer Gutschrift storniert werden können. In diesem Fall wäre der stornierte Wert positiv (diese Stornos bewirken eine Vergrößerung des Umsatzzählers). Die Beträge der einzelnen Positionen des Stornobeleges sind – gleich wie beim Standardbeleg – nach Steuersätzen getrennt für die Signaturerstellung und für die Ausgabe auf dem Beleg aufbereitet.

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Monatsbeleg drucken und archivieren

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet am Monatsende, nach der letzten Kassenbuchung, einen Monatsbeleg zu erstellen. Dieser Beleg wird mit dem Betrag 0 erstellt und kennzeichnet im Datenerfassungsprotokoll den letzten Beleg im Monat.
Zur Erstellung gelangen Sie bei geöffneter Kasse über das Kassenmenü.
Müssen Sie nach dem Monatsbeleg doch noch eine Kassenbuchung durchführen, können Sie das tun, müssen aber danach nochmals einen Monatsbeleg drucken. Dieser Monatsbeleg ersetzt dann den vorhergehenden.
Wird manuell kein Monatsbeleg im Vormonat erstellt so macht dies die Kasse automatisch vor der ersten Eröffnung eines Kassenzyklus im neuen Monat.
Monatsbelege sind im Gegensatz zu Jahresbelegen nicht verpflichtend ausgedruckt aufzubewahren.

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Jahresbeleg

Ähnlich des Monatsbeleges müssen Sie am Jahresende einen Jahresbeleg drucken. Dieser wird im Datenerfassungsprotokoll abgespeichert und kennzeichnet das Ende des Kalenderjahres.
Zur Erstellung gelangen Sie bei geöffneter Kasse über das Kassenmenü.

Der Jahresbeleg muss mit der BMF-App geprüft und gemäß BAO §132 aufbewahrt werden.

Soll nach der Erstellung des Jahresbeleges doch noch im alten Jahr kassiert werden so können Sie dies tun, müssen aber danach nochmals einen Jahresbeleg erstellen. Dieser neue Jahresbeleg ersetzt dann den Alten im Datenerfassungsprotokoll. Wichtig dabei ist, dass der alte Beleg noch nicht beim BMF gemeldet wurde.
Wurde manuell kein Jahresbeleg im Vorjahr erstellt so macht dies die Kasse automatisch, vor der ersten Eröffnung eines Kassenzyklus im neuen Jahr.

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Kasse löschen

Eine Kasse, die einmal nach RKSV eingerichtet wurde darf erst gelöscht werden wenn diese Registrierkasse, wie unter Kassenplatz stilllegen beschrieben wird, außer Betrieb genommen wurde.

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Ausfall der Kasse

Auszug aus dem Dokument der WKO.
,Technisch-Rechtliche-Grundlagen August 2016':
Eine Meldung (§17 RKSV) über den Systemausfall an FinanzOnline hat, ohne unnötigen Aufschub, in folgenden Fällen zu erfolgen:

...

Dabei sind Grund und Beginn des Ausfalls oder der Außerbetriebnahme bekanntzugeben.
Quelle: WKO
In weiterer Folge wird nur beschrieben wie Sie in CDP mit Ausfällen umgehen müssen um rechtskonform zu arbeiten. Alle anderen Auskünfte und Unterstützung bei den notwendigen Schritten auf FinanzOnline erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder dem BMF.

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Ausfall der Signatureinheit

Können die Buchungen nicht mehr durch die Signatureinheit signiert werden wird dies für jede betroffene Transaktion festgehalten.
Der Ausfall wird am Kassenbon mit dem Text ‚Sicherheitseinrichtung ausgefallen' und im gedruckten QR-Code gekennzeichnet.
Nach einem Ausfall der Sicherheitseinrichtung wird nach Wiederherstellung der Funktion ein Sammelbeleg über den Ausfall mit der Summe Null erstellt.
Auf dem Beleg werden der Beginn und das Ende des Ausfalls mittels der Angabe der betroffenen Bonnummern dokumentiert.
Ein Ausfall der Signaturerstellungseinheit ist nach obigen Regeln bei FinanzOnline zu melden.

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Ausfall der Registrierkasse / Nacherfassung von Belegen

Wenn die Registrierkasse durch einen Ausfall von CDP nicht verfügbar ist und Sie auf keine andere Registrierkasse im gleichen Unternehmen zugreifen können, müssen die Belege manuell, mittels Zweitschrift, erstellt werden. Die Zweitschrift ist nach BAO §132 aufzubewahren. Die manuell erfassten Belege müssen mit Bezug auf die verwendete manuell erstellte Belegnummer in der Registrierkasse nacherfasst werden, sobald die Funktion wiederherstellt wurde.
Um die Belege nach zu erfassen gehen Sie wie folgt vor.

...

• Um danach weitere Belege im Nacherfassungsmodus zu erfassen müssen Sie erneut den Button ‚Nacherfassung' betätigen.

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Datenerfassungsprotokoll

Bei Finanzamtsprüfungen können standardisierte Ausdrucke mittels Datenerfassungsblatt ausgegeben werden. Zusätzlich muss eine vierteljährige Sicherung des Datenerfassungsprotokolls laut Gesetzgeber durchgeführt werden.
Diese Aufgaben erledigen Sie über das Menü:
EXPORT DATENERFASSUNGSPROTOKOLL

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Export Datenerfassungsprotokoll

Um für eine Kasse alle Bewegungen für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren klicken Sie auf die gewünschte Kasse, geben einen Datumsbereich von/bis ein und drücken auf ‚Export'.


Wählen Sie dann einen beliebigen Speicherort aus um die Daten dem Prüfer zur Verfügung stellen zu können.
Im Regelfall müssen Sie die Daten dem Prüfer auf einem USB-Stick zu Verfügung stellen.

Das Datenerfassungsprotokoll wird in einem speziellen, vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Format ausgegeben. Diese Protokolle sind verschlüsselt und ohne Entschlüsselung nicht lesbar.

Es kommt immer wieder vor, dass der Export als .json Format angefordert wird. Dies kann wie in folgendem Screenshot gemacht werden: 

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Sicherung Datenerfassungsprotokoll

Mit dem Button ‚Sichern' erstellen Sie eine Sicherung aller Ihrer registrierten Kassen zum aktuellen Datum. Die einzelnen DEP Exporte werden als ZIP Datei exportiert.

Sie sind vom Gesetzgeber verpflichtet am Quartalende Ihre Kassendaten zu sichern und aufzubewahren. (Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater)
Ab CDP Version 2017B bzw. am CDP Solution Server ab dem Monatsbeleg 2017/03 unterstützt CDP Sie bei dieser Sicherung. Die Daten werden nach jedem Monats- bzw. Jahresbeleg und beim Stilllegen eines Kassenplatzes erstellt und als ZIP-Datei gesichert.
Die Daten befinden Sich je Kassenplatz im Homeverzeichnis des Betriebes im Unterverzeichnis IKS/Backup.
Die Verantwortung und Prüfung ob diese Sicherung erfolgreich war liegt weiterhin bei Ihnen. Bitte beachten Sie, dass das Backup gemäß BAO §132 von Ihnen aufzubewahren ist. Das Home-Laufwerk auf dem CDP-Server dient nur als Zwischenspeicherung. Sie müssen daher diese Sicherungsdaten, zumindest jährlich, auf ein weiteres Medium speichern und laut gesetzlichen Bestimmungen verwahren. Vector löscht die Daten aus Platzgründen am Home-Laufwerk nach einigen Jahren automatisiert.

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Fehlerbehebung/FAQ's

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Kassenbon wurde nicht oder fehlerhaft gedruckt

Die vorhandenen als auch die Neuen Start-, Ende-, Null-, Sammel-, Monats- und Jahresbelege werden wie jeder andere Kassenbon, mit den Druckersteuerungen Druckdatei PFAKB am angesteuerten Bondrucker gedruckt.

• Stellen Sie sicher, dass die Druckersteuerungen korrekt eingerichtet wurden
• Der Drucker muss angeschlossen und installiert worden sein
• Der PDF-Druck bzw. Thermodruck muss laut Anleitung eingerichtet worden sein. Gehen Sie hierfür, wir im Kapitel Bondruck beschrieben wird, vor
• Erstellen Sie gegebenen Falls ein Duplikat mittels Doppelklick auf die Buchungszeile im Programm ‚Kassenbuch anzeigen'.

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Ausfall von CDP

Ist CDP ausgefallen müssen Sie bei Barbuchungen einen manuell erstellten Kassenbon(Paragon), mit Durchschrift aushändigen. Dieser Bon muss eine eindeutige Bonnummer haben.
Sobald CDP wieder verfügbar ist müssen alle Kassenbuchungen im Nacherfassungsmodus mit Bezug auf die Bonnummer des manuellen Beleges erstellt werden.
Näheres siehe Kapitel Ausfall der Registrierkasse / Nacherfassung von Belegen.

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Bondruck A5 links abgeschnitten

Falls Sie Ihre Bons im Papierformat A5 Hochformat drucken und der Ausdruck am linken Blattrand abgeschnitten ist passiert dies, aller Wahrscheinlichkeit nach, weil der PDF-Druck auf das Format A4 skaliert ist.

...

Haben Sie das Modul IPD lizensiert und die Schachteinstellung auf das Papierformat A5 hat nicht funktioniert liegt dies aller Voraussicht nach an einer veralteten Version Ihres Printservers. Alte Versionen vor 24.01.2017 unterstützen den A5 Druck nicht korrekt.
Wenden Sie sich an unsere technische Hotline. Diese wird den Printserver aktualisieren.

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Steuerbetrag wird am Bon nicht korrekt angeführt

Falls es sich um eine Rechnung aus CDP(Ersatzteil-, Werkstatt oder Handelsfahrzeugrechnung) handelt wird der Steuerbetrag bewusst nicht am Kassenbon angeführt. Wird die Steuer am Kassenbon nochmals gedruckt wäre sie ein weiteres Mal abzuführen. Deshalb wird in diesem Fall ein dementsprechender Belegtext gedruckt.

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RKS-Cloud über Proxy-Server

Falls Sie eine Verbindung zur RKS-Cloud über einen Proxyserver benötigen hinterlegen Sie die Daten im Menü
PROXY EINSTELLUNGEN

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Anhang

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Checkliste Vorbereitung

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Checkliste Einrichtung und Aktivierung

Führen Sie alle Punkte aus der Checkliste präzise durch. KUNDE: BETRIEB:
Nachdem Sie die von uns angebotene Hilfeleistung „Servicepaket RKSV" bestellt haben, unterstützt Vector Sie bei der Einrichtung und Aktivierung der Registrierkassen. Aufgrund des zu erwartenden Aufkommens bitten wir Sie, sich sofort nachdem Sie Ihre GUID-Nummer von Global Trust erhalten haben, einen Termin für die Umstellung zu sichern.

Kontakte

Globaltrust

Rückfragen, Auskunft und Kontakt zu GLOBALTRUST® & A-CERT Zertifizierungsfragen: fon +43(0)1/5320944 fax +43(0)1/5320974 mail info@globaltrust.eu

Vector

Rückfragen, Auskunft und Kontakt bei VECTOR zur Einrichtung, Ablauf, Umstellungsterminen und Registrierung Ihrer Kassenplätzte in CDP erhalten Sie über die E-Mail-Adresse registrierkasse@vector.at .