Allgemeine Erläuterungen zu den Benutzerhandbüchern

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Querverweis Hier finden Sie einen Hinweis auf ein anderes Kapitel im Dokument. Um zu diesem zu wechseln klicken Sie mit der linken Maustaste darauf.
Link Diese Formatierung symbolisiert einen Link in das Internet. Mittels Linksklick rufen Sie die Seite in Ihrem Standardbrowser auf.
TabreiterWird ein Tabreiter einer CDP-Maske als Überschrift verwendet ist dieser fett und unterstrichen formatiert.
Felder Ein Feld als Überschrift ist unterstrichen.

Folgende Symbole können in diesem Dokument verwendet werden:

Dieses Symbol signalisiert eine INFORMATION zu dem behandelten Thema. Informationen beinhalten Hinweise zu der beschriebenen Funktion die von Bedeutung sein können.


Dieses Symbol bedeutet ACHTUNG! Erscheint es im Dokument ist der zugehörige Text von äußerster Wichtigkeit und unbedingt zu beachten.


Erscheinen diese Symbole bedient man die beschriebene Funktion mit einem MAUSKLICK LINKS bzw. RECHTS.

Die Lupe wird auf CDP-Masken in Bereichen platziert in denen noch WICHTIGE DETAILS enthalten sind. Ein Bild mit dem gezoomten Bereich wird in Folge angezeigt und die Details werden näher beschrieben.

Bei dem Symbol Fragezeichen erhalten Sie nähere Informationen in der CDP – Onlinehilfe. Diese rufen Sie auf indem Sie in dem CDP-Feld, zudem Sie Hilfe benötigen, die Funktionstaste ‚F1' drücken oder auf dieses Hilfe-Symbol rechts oben in CDP klicken.

Neben diesem Bild werden BUCHUNGSSÄTZE zu einem Geschäftsfall skizziert.


Erscheint dieses Symbol wird danach der Menüname angegeben in dem Sie die, im Dokument beschriebene, Funktion aufrufen können. Suchen Sie diesen über die Menüsuche.

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Ziel dieser Anleitung ist es zu beschreiben welche Schritte notwendig sind um mit dem Modul ‚IKS'(Integriertes Kassensystem) die aktuell geltenden Rechtsnormen der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung zu erfüllen (Stand von 08/2016).
Die Verwendung der Software CDP und des Moduls IKS sind für Sie als Unternehmer unterstützend, aber nicht ausreichend, um alle Vorschriften der Registrierkassenverordnung zu erfüllen. Besonders organisatorische Vorschriften diverse Vorbereitungsarbeiten und der rechtzeitige Erwerb der notwendigen Soft- und Hardware liegen außerhalb des Einflussbereiches von Vector und sind daher Teil Ihrer unternehmerischen Pflichten.
Falls Sie die angebotene, erweiterte Unterstützung für die Inbetriebnahme der Registrierkassen bei Vector bestellt haben erhalten Sie Unterstützung bei der Einrichtung. Sichern Sie sich, nachdem Sie Ihre GUID von Global Trust erhalten haben, sofort einen Termin zur Umstellung.
Benötigen Sie außerhalb unserer Software rechtliche Auskünfte zur Registrierkassenverordnung? Haben Sie Unsicherheit, ob Ihr Unternehmen alle Pflichten erfüllt? Oder benötigen Sie Hilfe bei Registrierungen am Finanzamt? Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an Ihren Steuerberater oder nutzen Sie für Auskünfte die Informationsplattformen des Bundesministeriums für Finanzen(BMF), wie z. B. https://www.ris.bka.gv.at oder kontaktieren Sie direkt Ihr Finanzamt.
Weiterführende Informationen zur Registrierkassenpflicht erhalten Sie unter anderem beim BMF:
https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/Registrierkassen.html oder
+https://finanzonline.bmf.gv.at/eLearning/BMF_Handbuch_Registrierkassen.pdf+

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Modul/ Release Stand

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Die Systemvoraussetzungen finden Sie auf der Vector Homepage www.vector.at bzw. www.vector.eu.
Aktualisieren Sie das Modul IKS entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Falls Sie am CDP-Solution Server arbeiten übernehmen wir die Installationsarbeiten für Sie.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Checkliste Vorbereitung beschrieben.

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Überblick Funktionen/Inhalt

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Stellen Sie sicher, dass Sie für den Druck der Kassenbons einen Laserdrucker oder den Thermodrucker Epson TM-T88V zur Verfügung haben. Der jeweilige Drucker muss installiert und an CDP angebunden sein.
NADELDRUCKER, TINTENSTRAHLDRUCKER UND ANDERE THERMODRUCKER ALS DAS OBEN GENANNTE MODELL WERDEN NICHT MEHR UNTERSTÜTZT.
DIE AUFBEREITUNG VON BELEGEN DURCH EINE FREMDSOFTWARE IST EBENFALLS NICHT MOEGLICH.
Folgende Varianten zeigen Ihnen die Möglichkeiten welche Sie zum Kassenbondruck haben.
Variante 1: Ein Thermodrucker Epson TM-T88V wird für den Bondruck verwendet
1a:Sie verwenden bereits diesen Drucker für den Kassenbondruck
=> Installieren Sie den Drucker anhand der getrennt verfügbaren Anleitung
‚IKS_074_Einrichtung Epson POS Drucker.pdf'.
1b:Der Thermodrucker Epson TM-T88V soll neu eingerichtet werden
=> Installieren Sie den Drucker anhand der getrennt verfügbaren Anleitung
‚IKS_074_Einrichtung Epson POS Drucker.pdf'.
Variante 2: Ein Laserdrucker soll die Kassenbons drucken / Sie haben das Modul IPD lizensiert
2a:Der Drucker ist bereits in IPD eingerichtet
=> Es sind keine weiteren Vorbereitungsarbeiten für den Bondruck notwendig.
Beachten Sie jedoch die notwendigen Arbeiten im Kapitel Inbetriebnahme
2b: Der Drucker ist nicht im Modul IPD eingerichtet
=> Richten Sie den Drucker für den IPD-PDF-Druck laut getrennter Anleitung
‚IPD_111_PDF Druck' ein.
Beachten Sie auch die notwendigen Arbeiten im Kapitel Inbetriebnahme
Variante 3: Ein Laserdrucker soll die Kassenbons drucken / Sie haben das Modul IPD nicht lizensiert
=> In diesem Fall sind für den Bondruck keine weiteren Vorbereitungsarbeiten notwendig.
Beachten Sie jedoch alle Punkte zum Druck im Kapitel Inbetriebnahme.
Bei der Varianten 2 und 3 des Kassenbondrucks mit Laserdrucker kann der Kassenbon im Papierformat A4 Hoch, A5 Hoch oder A5 Quer(=A4 kurz) gedruckt werden. Andere Formate werden nicht unterstützt.

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Bestellen Sie für jedes Ihrer steuerrechtlich getrennten Unternehmen, in welchem Sie unserer Registrierkassensoftware einsetzen, die Signatur-Lösung „RKS Cloud" von unserem Partner Global Trust über folgenden Link:
{+}https://secure.globaltrust.eu/php/formservice.php?form=be_zertifikat_rkscard&partner=GT1740+

Verwenden Sie bitte zur einfacheren Prüfung Ihre UID-Nummer anstatt der GL-, bzw. Steuernummer.

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Installieren Sie die „BMF Belegcheck" App auf Ihrem Smartphone. Sie benötigen diese App, um den Startbeleg und in weiterer Folge die Jahresbelege zu prüfen.
Sie sind rechtlich dazu verpflichtet diese Belege zu prüfen. Eine Missachtung dieser Vorschrift kann finanzstrafrechtliche Folgen haben.
Android
{+}https://play.google.com/store/apps/details?id=at.gv.bmf.belegcheck+
Apple iPhone
{+}https://itunes.apple.com/at/app/bmf-belegcheck/id1121626510?mt=8+

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PARAMETER DRUCKDATEIEN
Kontrollieren Sie Ihre Druckeinstellungen in der Druckdatei ‚PFAKKB'. Tragen Sie die Werte aus der untenstehenden Tabelle laut Ihren Anforderungen ein.
Bei Verwendung des Moduls IPD beachten sie bitte das zugehörige Handbuch für die korrekten Einstellungen für das Ansprechen des Druckers und der Laden. Ist das Modul nicht in Einsatz ist das Drucken über den von ihnen Installieren PDF-Reader möglich.

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Sie einen beliebigen Endtext erfassen. Dieser darf keinesfalls in
den QR-Code schreiben da er sonst unleserlich wird.
So legen Sie das Papier in Ihr definiertes Papierfach:

So sieht der Ausdruck aus:

Muster A5 Querformat (=A4 Hoch kurz)
Für dieses Format sind Anpassungen in den Endtexten Auftrag notwendig.
Passen Sie die Textart ‚KBQ' wie folgt an.

• Ersetzungszeichen QR-Code:Für den QR-Code muss in Zeile 01 das Ersetzungszeichen

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Sie einen beliebigen Endtext erfassen. Dieser darf keinesfalls in
den QR-Code schreiben da der sonst unleserlich wird.
So legen Sie das Papier in Ihr definiertes Papierfach:

Der Ausdruck sieht folgendermaßen aus:

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Inbetriebnahme

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Um Ihre Registrierkassen einrichten zu können muss vorher, für jeden rechtlich eigenständigen Betrieb (mit eigener UID-Nummer), in dem Kassenplätze eingerichtet werden sollen, eine Signaturerstellungseinheit eingerichtet werden.
Für die Anlage der Signaturerstellungseinheit bereiten Sie folgende Daten vor:

• Die UID Nummer Ihres(r) Unternehmen(s)
• Das bei der Zertifikatsbestellung auf dem Global Trust Portal eingegebene Passwort
• Die von Global Trust erhaltene GUID-Nummer

Geben Sie diese Daten in der Signaturerstellungseinheit ein.
SIGNATURERSTELLUNGSEINHEIT

Zum Erstellen einer neuen Signaturerstellungseinheit klicken Sie auf das - Symbol.
Aktiv Hier aktivieren/deaktivieren Sie die Signaturerstellungseinheit. Aktivieren Sie die Einheit.
Gültiger Betrieb Falls Sie keine rechtlich getrennten Betriebe haben können Sie die Auswahl auf alle Betriebe setzen. Müssen Sie für bestimmte Betriebe unterschiedliche Zertifikate hinterlegen, wählen Sie hier den jeweiligen Betrieb aus.
Kassensetup - Mehrere Betriebe mit den gleichen UIDs (und auch bei mehreren UIDs), lassen Sie bitte die Signatureinstellungen auf „Alle Betriebe".
Umsatzsteuer IDGeben Sie hier Ihre UID-Nummer ein. Diese muss mit der Steuernummer in den Firmenangaben übereinstimmen.
Typ Wählen Sie hier den Zertifikatshersteller Global Trust aus.
Benutzername Admin(dies ist der Standardbenutzername welcher von Global Trust
vergeben wird => siehe Checkliste).
Passwort Geben Sie hier Ihr Passwort von Global Trust ein (siehe Checkliste).
Global Trust GUIDGeben Sie hier die GUID von Global Trust ein (siehe Checkliste).
Nachdem alle Angaben vollständig und korrekt gemacht wurden drücken Sie den Button ‚Speichern'.
Nun werden die Zertifikatsdetails von Global Trust geladen und gespeichert.
Sollte, trotz korrekter Eingabe der Daten das Zertifikat nicht geladen werden können, liegt dies an der Online Prüfung durch Global Trust. Entweder die Verbindung zu deren Server ist unterbrochen/überlastet oder Ihr Zertifikat ist defekt. Wir raten hier im ersten Schritt die Prüfung nach einiger Zeit nochmals durchzuführen. Ist auch diese Prüfung erfolglos muss Global Trust Ihr Zertifikat kontrollieren. Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an den Support von Global Trust.
Details für FinanzOnlineÜber diesen Button erhalten Sie die Registrierdaten welche Sie bei FinanzOnline angeben müssen.

Notieren oder kopieren Sie sich die Seriennummer. Sie benötigen diese für die Anmeldung der Signaturerstellungseinheit bei Finanz Online.
Mittels Button ‚FinanzOnline' verzweigen Sie direkt in das Portal des BMF. Registrieren Sie Ihre Sicherheitseinrichtung wie im nächsten Kapitel Signaturerstellungseinheit bei FinanzOnline anmelden beschrieben wird.

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Signaturerstellungseinheit bei FinanzOnline anmelden

Steigen Sie mit Ihrem Firmen-LOGIN bei FinanzOnline ein.

Auf der Hauptseite klicken Sie auf ‚Registrierkassen'.

Wählen Sie nun ‚Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit':

Sie gelangen in die Registrierungsmaske:

Geben Sie nun Ihre Registrierungsdaten aus der CDP-Siegelerstellungseinheit ein
Art der Sicherheitseinrichtung: Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters
Vertrauensdiensteanbieter: AT2 GLOBALTRUST
Seriennummer des Signatur- bzw.
Siegelzertifikates: Geben Sie hier die erstellte Seriennummer ein. Siehe vorheriges Kapitel Einrichtung der Signaturerstellungseinheit.
Mit dem Button ‚Registrieren' ist der Vorgang abgeschlossen.
Sollte es trotz korrekter Eingabe bei der Registrierung Probleme geben wenden Sie sich bitte an Ihr Finanzamt.

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Registrierkasse bei FinanzOnline anmelden

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Sobald alle Ihre Kassen umgestellt und die Startbelege geprüft wurden müssen Sie die Kassensignatur in Österreich über die Kassenstandards aktivieren.
KASSENSTANDARDS


Mit der Aktivierung des Schalters bestätigen Sie, dass alle Ihre Kassen nach der Registrierkassenverordnung korrekt arbeiten.
Dieser Schalter muss bis spätestens 31.03.2017 gesetzt werden.

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Laufende Arbeiten

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Die Anlage von neuen oder zusätzlichen Kassen wird im Benutzerhandbuch von IKS (IKS_074_Kassensystem_Benutzerhandbuch.pdf) beschrieben.
Der Registrierungsvorgang einer neuen Kasse ist ident zu dem in der Erstinstallation. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel Kassenplatz einrichten und registrieren.

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Kassenplatz stilllegen

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Eine Kasse, die einmal nach RKSV eingerichtet wurde darf erst gelöscht werden wenn diese Registrierkasse, wie unter Kassenplatz stilllegen beschrieben wird, außer Betrieb genommen wurde.

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Um für eine Kasse alle Bewegungen für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren klicken Sie auf die gewünschte Kasse, geben einen Datumsbereich von/bis ein und drücken auf ‚Export'.


Wählen Sie dann einen beliebigen Speicherort aus um die Daten dem Prüfer zur Verfügung stellen zu können.
Im Regelfall müssen Sie die Daten dem Prüfer auf einem USB-Stick zu Verfügung stellen.

Das Datenerfassungsprotokoll wird in einem speziellen, vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Format ausgegeben. Diese Protokolle sind verschlüsselt und ohne Entschlüsselung nicht lesbar.ohne Entschlüsselung nicht lesbar.

Es kommt immer wieder vor, dass der Export als .json Format angefordert wird. Dies kann wie in folgendem Screenshot gemacht werden: 

Image Added

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Sicherung Datenerfassungsprotokoll

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• Stellen Sie sicher, dass die Druckersteuerungen korrekt eingerichtet wurden
• Der Drucker muss angeschlossen und installiert worden sein
• Der PDF-Druck bzw. Thermodruck muss laut Anleitung eingerichtet worden sein. Gehen Sie hierfür, wir im Kapitel Bondruck beschrieben wird, vor
• Erstellen Sie gegebenen Falls ein Duplikat mittels Doppelklick auf die Buchungszeile im Programm ‚Kassenbuch anzeigen'.

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Ist CDP ausgefallen müssen Sie bei Barbuchungen einen manuell erstellten Kassenbon(Paragon), mit Durchschrift aushändigen. Dieser Bon muss eine eindeutige Bonnummer haben.
Sobald CDP wieder verfügbar ist müssen alle Kassenbuchungen im Nacherfassungsmodus mit Bezug auf die Bonnummer des manuellen Beleges erstellt werden.
Näheres siehe Kapitel Ausfall der Registrierkasse / Nacherfassung von Belegen.

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Bondruck A5 links abgeschnitten

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Verwenden Sie den PDF Druck in der Basis Version und kann das Problem durch die vorhergehende Einstellung nicht behoben werden empfehlen wir das Papier statt im Hochformat im Querformat in den Druckerschacht einzulegen und in CDP die Druckdatei PFAKKB auf die kürzere Anzahl Zeilen pro Seite(je nach Druckbereich Ihres Druckers) einzustellen.
Wollen Sie trotzdem im A5 Hochformat drucken müssen Sie den Ausdruck jedes Bons manuell anpassen.
Hierfür aktivieren sie im Druckdialog die Checkbox bei ‚Papierquelle gemäß PDF-Seitengröße auswählen' (Vorsicht, diese Einstellung sieht bei jedem Druckerhersteller etwas anders aus).
Beispiel:

• IPD mit Printserver – veraltete Version

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Checkliste Vorbereitung

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	WAS		Zuständig	WER HILFT	Handbuch Seite	Kommentar	OK JA/NEIN
1	Verwenden Sie bereits das Kassasystem IKS von Vector?			Kunde	Vector Vertrieb		Welche Module Sie in CDP verfügbar haben sehen Sie auf der Vector Lizenzrechnung, die Sie im Jänner erhalten haben.
2	Haben Sie das CDP Update 2017A installiert? (nur bei eigenem CDP-Server notwendig)			Kunde	Vector Hotline		Am CDP Solution Server erledigt das Vector für Sie.
3	Werden Sie Ihre Kassenbons mit einem Laserdrucker oder dem Thermodrucker Epson TM-T88V drucken?		Kunde	Vector Vertrieb	Andere Varianten wie Nadeldrucker und andere Thermodruckermodelle werden von CDP nicht unterstützt.
4	Falls Sie Bons über Laserdrucker drucken. Haben Sie das Modul IPD (Integrierter PDF-Druck) lizensiert?		Kunde	Vector Vertrieb		Welche Module Sie in CDP verfügbar haben sehen Sie auf der Vector Lizenzrechnung, die Sie im Jänner erhalten haben.
5	Falls Sie die Bons über Laserdrucker drucken, in welchem Format drucken Sie die Bons?			Kunde	Vector Hotline		A4 Hochformat A5 Hochformat A5 Querformat (=A4 Hoch kurz)
6	Falls Sie die Bons über Laserdrucker drucken und Sie das Modul IPD im Einsatz haben muss der Drucker in IPD eingerichtet sein.			Kunde	Vector Hotline
7	Haben Sie für alle Ihre rechtlichen Unternehmen (je UID-Nr.) die RKS Cloud Signatur bei Global Trust bestellt und die Zugangsdaten von Global Trust per Email erhalten?		Kunde	Global Trust	Notieren Sie hier Ihre Global Trust Zugangsdaten: Benutzername: Standardname=Admin Passwort: (welches Sie bei der Bestellung eingegeben haben) GUID:
8	Haben Sie die Zugangsdaten für FinanzOnline für jedes Ihrer rechtlich getrennten Unternehmen?		Kunde	BMF / Steuer-berater	Teilnehmer-Identifikation / Benutzer-Identifikation / PIN Halten Sie diese Daten bereit. ACHTUNG: Es handelt sich hier um interne, vertrauliche Informationen Ihrer Firma. Geben Sie diese Daten auf keinen Fall weiter, auch nicht an Vector!
9	Haben Sie die Handy App zum Prüfen der Kassensignaturen installiert?		Kunde	BMF / Steuer-berater	App „BMF Belegcheck" von Google Play Store oder iTunes herunterladen und am Mobiltelefon installieren?
10		Firewall Einstellungen zu Globaltrust (nur bei eigenem CDP-Server notwendig)	Vector / Kunde	Ihr Netzwerk-betreuer	Der Global Trust Server https://rkscloud.globaltrust.eu muss vom CDP Server erreichbar sein. Setzen sie alle netzwerktechnischen Parameter so, dass ein direkter Verbindungsaufbau ermöglicht wird. Am CDP Solution Server erledigt das Vector für Sie.

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Checkliste Einrichtung und Aktivierung

Führen Sie alle Punkte aus der Checkliste präzise durch. KUNDE: BETRIEB:
Nachdem Sie die von uns angebotene Hilfeleistung „Servicepaket RKSV" bestellt haben, unterstützt Vector Sie bei der Einrichtung und Aktivierung der Registrierkassen. Aufgrund des zu erwartenden Aufkommens bitten wir Sie, sich sofort nachdem Sie Ihre GUID-Nummer von Global Trust erhalten haben, einen Termin für die Umstellung zu sichern.

Kontakte

Globaltrust

Rückfragen, Auskunft und Kontakt zu GLOBALTRUST® & A-CERT Zertifizierungsfragen: fon +43(0)1/5320944 fax +43(0)1/5320974 mail info@globaltrust.eu

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