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Lieferantenbezogen übernehmen
In diesem Feld können Sie angeben, ob die Daten der Lieferscheine generell oder nur für definierte Lieferanten ins IEP für die Zuordnung der Eingangsrechnung abgestellt werden.

Wenn Sie die Eingangsrechnungen nur für bestimmte Lieferanten erfassen wollen, beachten Sie bitte das Feld „Daten übernehmen" in den Lieferanten-Zusatzdaten (Kapitel 3.5 dieser Anleitung).

Empfehlung: Wenn Sie dieses Modul neu im Einsatz, sollten Sie für ca. 2-3 Monate dieses Feld auf „1" setzen und die Eingangsrechnungen nur für 1-2 Lieferanten erfassen. So kann man sich langsam an die Erfassung der Eingangsrechnungen gewöhnen und es ist leichter für 1-2 Lieferanten die ordnungsgemäße Übernahme der Daten in die Buchhaltung zu prüfen. In der Zwischenzeit können die Einstellungen für die restlichen Lieferanten vorgenommen (Lieferanten anlegen, Zusatzdaten, etc.)
und die Konten für jeden Lieferanten in der Buchhaltung eingerichtet werden.

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Offene Bestellungen/Lieferscheine anzeigen
In diesem Feld können Sie steuern, ob als erste Bildschirmmaske bei der Zuordnung der Rechnungspositionen über Bestellnummer bzw. Lieferscheinnummer zuerst die Anzeige aller Bestellungen bzw. Lieferscheine oder die Anzeige nur der offenen Bestellungen bzw. Lieferscheine aufgerufen werden soll.

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Positionen ändern
In diesem Feld können Sie definieren, ob der Anwender bei der Zuordnung der Lieferscheine die Felder Menge und Einkaufspreis ändern darf (aus den in dieser Anleitung unter Punkt 2.2.1.4 beschriebenen Gründen sollte dieses Feld leer bleiben).

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Vergabe Eingangsrechnungsnummer
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Eingangsrechnungsnummer vom System vergeben werden soll. Wenn die Nummer bei Neuanlage automatisch vergeben wird, wird die Belegnummer auf folgende Weise ermittelt:
JJMMnnnn (JJMM = Jahr und Monat der Anlage, nnnn = Laufnummer)

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Externe Eingangsrechnung zwingend
In diesem Feld können Sie steuern, ob das Feld „Externe Eingangsrechnungsnummer" eingegeben werden muss.
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Wird die Eingangsrechnungsnummer automatisch vom System vergeben, sollte dieser Schalter auf „1" (zwingend) gesetzt werden, damit im Feld „Externe Eingangsrechnungs-Nr." Die tatsächliche Rechnungs-Nr. des Lieferanten eingetragen wird.

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Periodendatum
Hier können Sie einen Vorschlagwert für das Periodendatum der Eingangsrechnung eingeben.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
LEER kein Vorschlagwert
1 aktuelles Datum wird als Periodendatum vorschlagen
2 das Datum der Eingangsrechnung wird als Periodendatum vorgeschlagen.

Diese Einstellung sollte auf jeden Fall mit der Buchhaltung besprochen werden, da dies von den Einstellungen für die Periodenprüfung bei der Stapelübernahme in Ihrer BH abhängig ist.

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Periodendatum Toleranz in Monaten
Hier können Sie angeben, wie viele Monate das Periodendatum gegenüber dem Tagesdatum (=Systemdatum) zurückliegen darf.
0 – 98 Anzahl Monate, die das Periodendatum zurückliegen darf
99 das Periodendatum darf beliebig lange zurückliegen
Diese Einstellung sollte auch mit Ihrer Buchhaltung besprochen werden.

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Belegeingangsdatum zwingend
In diesem Feld können Sie steuern, ob die Eingabe eines Belegeingangsdatums zwingend ist.

 Wenn Sie die Datev Schnittstelle verwenden wird das Belegeingangsdatum („Posteingangs-Datum“ ) in dem Feld Steuerdatum (Datum Zuord. Steuerperiode) für die Vorsteuer Fälligkeit übergeleitet. 

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Belegeingangsdatum Toleranz in Tagen
In diesem Feld können Sie angeben, wie viel Tage das Belegeingangsdatum zurückliegen darf. Die Anzahl Tage wird nur geprüft, wenn das Belegeingangsdatum zwingend ist.

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Werkstattbereich für Buchung
Hier geben Sie an, welcher Werkstattbereich für die Kontenfindung bei der Verbuchung der Eingangsrechnung (Bestandskonten) verwendet werden soll.
Im Menüpunkt 5. Datenpflege / 2. Firmendaten Verrechnung /10. Finanzbuchhaltung /3. Konten finden Sie die Definitionen auf welche Sachkonten gebucht werden soll. Definiert wird pro Marke, Statistikgruppe und Werkstattbereich und laut dieser Zuordnung werden Ihre Konten für die Überleitung angesprochen.
Da eine mehrmalige Zuordnung einer Statistikgruppe nötig ist, wie z.B. die Statistikgruppe Ersatzteil, muss für die Überleitung der Eingangsrechnungen der Werkstattbereich definiert werden. Üblicherweise sind in dem Bereich ‚ET-Barverkauf' die Bestandskonten für alle Statistikgruppen der Ersatzteile definiert und somit sollte dieser ausgewählt werden.

Wenn Sie in den Steuerungen für FIBU/ Statistiken „Bestandskonto eigener Werkstattbereich" gesetzt haben sollte der Werkstattbereich ident hinterlegt werden. In diesem Fall setzen Sie im nächsten Feld das dieser Bereich nicht geändert werden kann!

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Werkstattbereich änderbar
Hier geben Sie an, ob der Werkstattbereich für die Buchung angezeigt und änderbar sein soll.
LEER Werkstattbereich wird nicht angezeigt
1 Werkstattbereich wird angezeigt, kann aber nicht geändert werden
2 Werkstattbereich wird angezeigt und kann geändert werden

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Ändern bei Rechnungsstorno
Hier können Sie wählen, ob bei der Stornierung einer Eingangsrechnung nur das Feld Periodendatum änderbar ist oder zusätzlich auch die Belegnummer, bzw. externe Belegnummer und das Belegdatum der Eingangsrechnung.

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Belegdatum Vorjahr prüfen
In diesem Feld geben Sie an, ob das Datum des Belegs bei einer Eingangsrechnung / -gutschrift ab einem bestimmten Datum nicht mehr aus einem Vorjahr stammen darf. Die Prüfung erfolgt wenn die Eingangsrechnung zum Buchen (Gewünschte Aktion = '1' bzw. '2') gekennzeichnet wird.
LEER Datum des Belegs wird nicht auf das aktuelle Jahr geprüft
1 Datum des Belegs wird auf das aktuelle Jahr geprüft

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Belegdatum Vorjahr prüfen / ab
In diesem Feld geben Sie das Datum an, ab dem keine Belege aus dem Vorjahr verbucht werden können.

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Automatisch nummerieren
In diesem Feld können Sie steuern, ob die zu buchenden Belege automatisch durchnummeriert werden sollen.
Die Nummer wird dann aus dem Feld 'Letzte automatische Nummer' ermittelt und automatisch beim Buchen bzw. Stornieren einer Eingangsrechnung in einem eigenen Feld eingetragen.

Bei S8 Buchhaltungsschnittstelle wird diese Nummer in das Feld „S8USER" (User-ID) in die abgestellt.

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Letzte automatische Nummer
Hier geben Sie die letzte vergebene automatische Nummer ein. Diese Nummer ist nur dann von Bedeutung, wenn der Schalter 'Automatisch nummerieren' auf '1' gesetzt ist.

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Löschen nach wieviel Monaten
In diesem Feld können Sie angeben, wie lange die Daten aus dem IEP im System gespeichert bleiben sollen, um die Eingangsrechnungen stornieren zu können.
Dieser Zeitraum sollte nicht zu groß gewählt werden, da es theoretisch möglich wäre, von Einem Lieferanten zu einem späteren Zeitpunkt einen Lieferschein mit gleicher Lieferschein-Nr. oder eine Rechnung mit gleicher Rechnungs-Nr. zu bekommen. Der Wert sollte daher maximal auf 3-6 Monate eingestellt sein.

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Daten archivieren
In diesem Feld können Sie angeben, ob die Daten, welche im Monatsabschluss gelöscht werden, archiviert werden sollen.
Die zu löschenden Daten der Dateien EEF (Rechnungsdaten) und EEP (Rechnungspositionen) werden in sequentielle Dateien mit demselben Inhalt kopiert.

Ein Löschen dieser Daten wird nicht automatisch durchgeführt.

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Mehr Details zum Aufruf und Export finden Sie in der Dokumentation Reports Basis: https://confluence.motiondata-vector.atcom/x/ToHCAg