Einleitung

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Die Systemvoraussetzungen finden Sie auf der Vector Homepage www.vector.at bzw. www.vector.eu.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben.
Installieren Sie optional das Modul 171 XCW – Word Connector - entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen. Dieses Modul ist Voraussetzung für den Ausdruck und die Implementierung der Kundendaten in die Einwilligungserklärung. Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.

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Kundendatenqualität verbessern/ E-Mailquote 

Im Zuge des Kundendatenschutzes können Sie zeitgleich Ihre Kundendatenqualität erhöhen.
Wenn im Marketingkanal bei E-Mailadresse, Telefon- und Faxnummer ein 'I' für 'opt in' eingetragen ist, und in den jeweiligen Feldern keine Daten vorhanden sind, erfolgt ein Hinweis mit einem Eingabefenster.  In der Maske können direkt die Daten des Kunden gepflegt werden. Mit Eingabe der Daten werden diese geprüft und im Kundenstamm gespeichert, ggf. werden weitere Importeuersangaben auf Konsistenz geprüft. Mit Abbrechen wird mit dem Druck des jeweiligen Dokumentes fortgefahren auch wenn keine Änderung der inkonsistenten Daten erfolgt ist. 

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1. Die Prüfung erfolgt beim Speichern im Kundenstamm nach der Eingabe der Marketingfelder.
2. Die Prüfung erfolgt im Auftrag, je nach Schalterstellung 'Parameter Auftragswesen',  wenn diese für das Drucken bzw. Fakturieren eines Auftrages aktiviert ist und der Kanal ein 'Opt In' hat und keine dementsprechenden Daten im Kundenstamm eingetragen sind. Daraus ergibt sich, dass die Prüfung auf Konsistenz der Daten nicht erfolgt wenn der jeweilige Schalter für Faktura bzw. AA-Druck auf - es soll keine Prüfung erfolgen - eingestellt ist. 

Konfiguration

Daten Pflege/ Firmendaten Allgemein/ Steuerungen/ Parameter Auftragswesen

• Marketinginfo prüfen: 1 
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• Fakturierung wenn "Marketinginfo vor Fakt:" darf nicht leer sein (Tabreiter Allgemeine Funktionen 2)
• AA-Druck wenn "Marketinginfo vor AA-Druck:" darf nicht leer sein
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Datenschutzänderungen nachverfolgen

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Hinterlegen Sie hier bitte welche Felder zur Datennutzungserklärung initialisiert werden sollen.
Zur Parametrierung gelangen Sie aus dem Hauptmenü / Daten Pflege / Firmendaten allgemein / Standardwerte allgemein / Registerkarte Standardwerte II.
Hier werden die Initialwerte für die Neukundenanlage hinterlegt.

Im Prinzip müssen bei einer Neukundenanlage nach DSGVO alle Wert auf ‚O' stehen. Dies entspricht der gesetzlichen Regelung ‚Privacy by Default'.

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‚Privacy by Default'.

Automatische Belegung der Kanäle

Wird der Schalter ‚Verwendung der Daten' in der Kunden/Marketingmaske auf ‚N' gesetzt, werden standardmäßig auch alle Kanäle automatisch auf abgelehnt (= ‚O' option out) geändert. Folgender Schalter steuert diese Funktion.

LEER= Bei Änderung des Feldes Verwendung der Daten auf 'N', werden die Werte für alle
Marketingkanäle auf opt out (= abgelehnt) gesetzt
1 = Bei Änderung des Feldes Verwendung der Daten auf ‚N', werden die Werte der
Marketingkanäle nicht verändert. Diese können weiterhin unabhängig des Schalters
Verwendung der Daten gepflegt werden.

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Hinweis zu den Texten

Falls Sie bereits Texte definiert haben, welche auf der Rechnung oder dem Auftrag angedruckt werden, müssen Sie diese löschen da diese Informationen nun mittels Datenschutzformular eingeholt werden.
Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege / Textbausteine / Hinweistexte.
Geben Sie die Marke ein, wählen Sie den Text und löschen Sie diesen.

Oder für den Auftrag über Daten Pflege / Textbausteine / Endtexte Auftrag

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Einwilligungserklärung aus CDP drucken (Voraussetzung: Modul XCW)

Falls Sie das Modul ‚XCW' im Einsatz haben können Sie die Einwilligungserklärung direkt aus CDP im Zuge unterschiedlicher Aktionen drucken.
Diese Punkte können Sie überspringen, wenn Sie das Modul 171 „XCW Word-Connector" nicht verwenden.Image Removed

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Erstellen von Vorlagen

Sie müssen sich ein eigenes Dokument für Ihre Vorlage erstellen.
Die Abkürzungen für die einzufügenden Kundendaten entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Moduls 171 „XCW Word-Connector".
In der CDP-Dokumentation und auf unserer Homepage finden Sie ein Muster als Anhaltspunkt für die Formulierung Ihrer Datenschutzeinwilligungserklärung (CDP_Einwilligungserklärung-Muster.pdf).

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Verzeichnis für die Vorlagen

‚homeddbbb\des\template' (dd = Datengruppe, bbb = Betriebsnummer)
Hinweis: siehe auch Dokumentation zum Modul 171 „XCW Word-Connector".

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Namenkonvention für die Vorlagen

Die Dateien für die Vorlagen beim Auftrag beginnen mit FAK.docx* oder FAK.odt*
Die Dateien für die Vorlagen beim Fahrzeughandel beginnen mit HFK.docx* oder HFK.odt*
Z.B.: FAK_ Autohaus Muster_Datenschutzeinwilligungserklärung.docx
Hinweis: Siehe auch das Modul 171 „XCW Word-Connector".

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Hier können Sie die Marke festlegen, bei der die Datennutzungserklärung zur Vorlage kommen soll.
Ebenfalls können Sie festlegen ob die Erklärung beim Auftrag und/oder beim Fahrzeughandel erfolgt.
Zu den Grundeinstellungen gelangen Sie aus dem Hauptmenü über Daten Pflege / Firmendaten allgemein / Steuerungen / Kundendatenschutz.

Marke: geben Sie die CDP Marke an für welche die Einwilligungserklärung gedruckt werden
soll
Auftragsart:mögliche Auswahl: ‚A'uftrag oder ‚F'ahrzeug
Wollen Sie das die Datennutzungserklärung in beiden Fällen erfolgen, müssen Sie den
Datensatz für beide Auftragsarten anlegen.
Aktion: Wählen Sie die Aktion bei der Vorlage gedruckt werden soll z.B.: „AA" Arbeitsauftrag.
Dokument:
Im nächsten Schritt wählen Sie mittels Lupe die Vorlage aus:

Marketinginformation:
LEER= Anzeiger der Marketinginformationen nach dem Druck der Einwilligungserklärung
1 = Anzeige der Marketinginformationen vor dem Druck der Einwilligungserklärung
Wiederholen Sie die Einrichtung für alle Marken, Auftragsarten und Aktionen, bei denen die Einwilligungserklärung gedruckt werden soll.
Sollte Sie keine Dokumente für die Vorlage zugeordnet bzw. hier in den Parametern eingetragen haben, erscheint folgende Meldung:

Sollte dies einmal der Fall sein, können Sie Sich das Dokument auch über den Button ‚Word-Connector' auswählen.

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Checkliste, Vorbereitung Datenschutz in CDP