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Berechtigungsverwaltung
In der Berechtigungsverwaltung gibt es im unter Service → Ersatzfahrzeugmanagement, Service → Mietfahrzeugmanagement bzw. unter Fahrzeughandel → Probefahrtenmanagement folgende Berechtigungen:
Neue Vereinbarung:
Fahrtenbuch:
Allgemeine Ersatzfahrzeugrechte (Mietfahrzeugrechte/Probefahrtenrechte):
Buchung bearbeiten:
Buchung löschen:
nur eigene Eingaben bearbeiten
Fahrzeug ausgeben
Rückgabe bearbeiten
Ersatz-, Miet- und Probefahrtenmanager
Den Ersatz- bzw. Mietfahrzeugmanager kann unter Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager oder unter Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager öffnen.
Den Probefahrtenmanager findet man unter Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Probefahrzeugmanager.
Beim Öffnen der Übersicht wird standardmäßig die Wochenansicht dargestellt.
Die Ressourcenspalte ganz links kann mit gedrückter linker Maustaste auf den rechten Spaltenrand größer und kleiner gezogen werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit in den "Moduloptionen/Ersatz-, Miet-, Probefahrzeugmanagement" über die Einstellung "Darstellung der Planungsressourcen" zwischen einer 1- oder 2-zeiligen Anzeige der Ressourcen zu wählen.
Eine Terminverschiebung kann mittels Drag & Drop Funktion, auf einfache und komfortable Weise vorgenommen werden.
Neben dem Kennzeichen der Fahrzeuge gibt es noch Hinweise ob es Kampagnen für dieses Fahrzeug gibt und ob das Fahrzeug überfällig ist oder ob es verfügbar ist.
In der Toolbar kann man nach Fabrikat, Modellgruppe, Kategorie oder Fahrzeugauswahl filtern. Das Ergebnis reduziert dann die Auflistung von Fahrzeugen im Probe-/Miet-/Ersatzfahrzeugmanager.
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Damit der Wartungsvertrag erstellt wird, muss er gespeichert werden. Es erfolgt keine automatische Speicherung.
Terminplanung
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im Ersatz-, Miet- und Probefahrzeugmanagement
Aufrufmöglichkeiten
Aufruf über den Menüpunkt Neue Vereinbarung (nur Neu)
Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Neue Vereinbarung
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Neue Vereinbarung
Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Neue Vereinbarung
Aufruf über die Manager-Übersicht (Neu oder mit Vorlage)
Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugübersicht
Service > Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugübersicht
Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Probefahrtenübersicht
Hier kann mittels Rechtsklick beim gewünschten Datum bzw. Fahrzeug ein neuer Termin angelegt werden.
Fahrtenbuch (nur mit Neu mit Vorlage)
Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Fahrtenbuch
Hier kann mittels Rechtsklick beim gewünschten Termin mit "Neu mit Vorlage" ein neuer Termin, welcher gleich ist wie der bestehende, erstellt werden.
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Benötigt der Kunde während des Service-Termins ein Ersatzfahrzeug, kann dieses direkt über den Termin in einem eigenen Fenster mit allen für die Ersatzfahrzeug-Ausgabe relevanten Daten erfasst werden. Beim Erstellen eines neuen Ersatzfahrzeugtermins werden alle bereits im Service-Termin bestehenden relevanten Daten auch gleich in den Ersatzfahrzeugtermin übernommen, sodass nur mehr spezifische Daten zusätzlich erfasst werden müssen.
Nach Erfassen der Ersatzfahrzeugdaten können diese mittels „Übernehmen"-Button in den Kundentermin übernommen werden. Der Ersatzfahrzeugtermin wird nach Abspeichern des Kundentermins automatisch angelegt.
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Hinweis:Sollte der referenzierte Servicetermin über das Kontextmenü bestätigt werden, wird auch der Ersatzfahrzeugtermin bestätigt. Selbiges gilt für Aufhebung der Terminbestätigung am Servicetermin. |
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Neuanlage/Bearbeitung eines Termins
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Allgemeine Informationen
Toolbar
Über die Toolbar können folgende Menüs aufgerufen werden:
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Mit dem Button "In Stammdaten übernehmen" können Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Führerschein-Nr., Gruppen, Ausstellungsdatum und Behörde immer editiert und bei entsprechender Berechtigung auch in die Stammdaten (Kundenstamm/Ansprechpartnerstamm) zurück übernommen werden. Wird für den Lenker eine freie Eingabe gewählt, können die Daten nicht in den Stamm übernommen werden.
Mit dem Button "In Fahrzeugstammdaten übernehmen" kann der Kunde bei entsprechender Berechtigung (Berechtigung für den Fahrzeugstamm) als Fahrzeuglenker in den Fahrzeugstamm (Stamm 3) übernommen werden. Der Ansprechpartner kann nur in den Fahrzeugstamm übernommen werden, wenn der Kunde auch Besitzer des Fahrzeugs ist. Bei einer freien Eingabe, ist keine Übernahme in den Fahrzeugstamm möglich. Es gibt auch die Möglichkeit einen leeren Lenker in den Fahrzeugstamm zu übernehmen. Hierzu muss im Karteireiter Lenker der Kunde oder Ansprechparnter Ansprechpartner geleert werden und ganz unten auf "In Fahrzeugstammdaten übernehmen" geklickt werden.
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Bei der Ausgabe bzw. Sofortausgabe gibt es ebenfalls die Möglichkeit den Lenker zu definieren. Die Lenkerdaten können im Zuge der Ausgabe angezeigt, ergänzt bzw. editiert werden. Eine Übernahme in die Stammdaten (Kundenstamm oder Ansprechpartnermanager) ist mit entsprechender Berechtigung möglich. Auch eine Übernahme des Lenkers in den Fahrzeugstamm ist bei entsprechender Berechtigung möglich.
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Buchungsplanung
In der Buchungsplanung können der Buchungszeitraum, die Farbe des Termins und das Ersatzfahrzeug ergänzt werden. Bei Probefahrtterminen steht zusätzlich auch noch die Auswahl des Probefahrtkennzeichens zur Verfügung.
Das Buchungsdatum, das Fahrzeug (und das Probefahrtkennzeichen) können manuell ausgewählt oder per Maus direkt über die Ersatzfahrzeugübersicht geplant werden.
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Die Planung in der Übersicht erfolgt durch Click & Drag, d.h. man klickt mit der linken Maustaste auf den gewünschten Terminbeginn, hält sie gedrückt und lässt sie am Terminende los. Das Umblättern zum nächsten Tag/Woche/Monat erfolgt automatisch, wenn man mit der Maus zum Kalenderrand fährt. Die Termindauer kann auch verkürzt oder verlängert werden, indem man mit der Maus auf eine der beiden roten Begrenzungslinien fährt, die linke Maustaste drückt und am gewünschten Zeitpunkt wieder loslässt.
Die Fahrzeugauswahl (und/oder Probefahrtkennzeichenauswahl) erfolgt durch einen Klick auf das Ressourcenfeld in der linken Spalte.
Sofern der Termin bereits einmal gespeichert wurde, wird er zur Orientierung strichliert angezeigt, gespeichert wird bei möglichen Änderungen der Bereich zwischen den roten Markierungen. Die Fahrzeug- und Datumswerte werden zwischen Planungsübersicht und Eingabeformular in beide Richtungen synchronisiert. D.h. wird in der Übersicht etwas geändert, wird die Änderung gleich im Eingabeformular angezeigt und umgekehrt. Sind für Fahrzeuge Kampagnen/Vormerkungen vorhanden (z.B. erfasste Schäden bei der Rückgabe), werden diese Fahrzeuge mit einem Fähnchen-Symbol versehen. Über einen Rechtsklick auf das Fahrzeug und den Menüpunkt „Kampagnen"Kampagnen/Vormerkungen" im Kontextmenü können diese zur Bearbeitung aufgerufen werden.
In der angezeigten Planungsübersicht wird immer gleich die Woche, in der der Termin beginnt, gezeigt. Die Ansicht kann allerdings über die Buttons in der Toolbar zwischen Tag, Woche und Monat umgeschaltet werden. Zusätzlich besteht über die Toolbuttons die Möglichkeit im Kalender umzublättern (vor und zurück) sowie zu einem bestimmten Datum (aktuelles Datum, frei definierbares Datum, Terminbeginn) zu springen.
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Im Untermenü Buchungsdetails können neben dem Berater zusätzliche Buchungsinformationen wie Tarifmodell, Kaskomodell, max. KM Leistung, Kostenstelle (und bei Probefahrten auch Ziel und Zweck) ergänzt werden.
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Bei Mietfahrzeug- und Probefahrtterminen wird der Verkaufsberater aus dem Kundenstamm für den Buchungsberater vorausgewählt. Wird ein Ersatzfahrzeugtermin über einen Service-Termin erstellt, so wird der dortige Annehmer als Buchungsberater vorausgewählt. Ist dieser nicht vorhanden oder wird der Ersatzfahrzeugtermin ohne Service-Termin erstellt, wird der Kundendienstberater aus dem Kundenstamm für den Buchungsberater vorausgewählt |
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Ein Fahrzeug kann entweder gleich direkt bei der Terminerfassung über den Button „Sofortausgabe"Sofortausgabe" ausgegeben werden, sofern sich der Kunde schon vor Ort befindet oder zum tatsächlichen Zeitpunkt der Abholung über die Manager-Übersichten sowie das Fahrtenbuch.
Bei der Ausgabe werden folgende Informationen in den Fahrzeugstamm (Stamm 1) geschrieben:
Reservierungsflag (Feld “Reserviert”"Reserviert")
Reserviert von Mitarbeiter (Mitarbeitercode des Ausgebers)
Reserviert bis (Termin-Ende-Datum)
Reserviert von Kunde (Kundennummer vom Termin)
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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager
Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Probefahrtenmanager
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Aufruf über das Fahrtenbuch
Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Fahrtenbuch
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Aufruf über den POS (Point of Sale)
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Die Ausgabe kann nur durchgeführt werden, wenn das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt im Haus ist (kein anderer Fahrzeugtermin mit diesem Fahrzeug/Probefahrtkennzeichen hat noch eine offene Rückgabe).
Der Lenker aus dem Fahrzeugtermin kann auch über die Ausgabe definiert werden.
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Hinweis:Ausgaben können maximal bis zur nächsten vollen 1/4-Stunde in die Zukunft gelegt werden. |
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Die Ausgabe für ein Fahrzeug kann auch in der Zukunft gespeichert werden.
Unter Modul > → Ersatz-, Miet-, Probefahrtenmanagement gibt es eine Einstellung "Fahrzeugausgabe vor Abholung in Tagen". Hier kann festgelegt werden um wie viele Tage in der Zukunft die Ausgabe gespeichert werden darf.
Wird hier der Wert 0 oder ein Wert kleiner 0 eingegeben kann die Ausgabe bis 15 Minuten in die Zukunft gespeichert werden. Wird z.B. 1 eingetragen kann die Ausgabe bis 23:59 am nächsten Tag gespeichert werden.
Überschreitet der Benutzer diese Zeit, wird eine Hinweismeldung angezeigt:
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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager
Fahrzeughandel > → Probefahrtengmanagement > → Probefahrtenmanager
Aufruf über das Fahrtenbuch
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Nachdem ein Ersatzfahrzeugtermin im Manager angelegt wurde, kann über das Kontextmenü dieser Termin dann bestätigt bzw. die Terminbestätigung nachträglich auch aufgehoben werden.
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Hinweis:Sollte der Ersatzfahrzeugtermin über dem Serviceterminmanager angelegt worden sein, wird dieser Termin automatisch bestätigt, sobald der referenzierte Servicetermin bestätigt wurde. Das gilt auch für die Aufhebung der Terminbestätigung! |
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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Ersatzfahrzeugmanager
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Mietfahrzeugmanager
Aufruf über das Fahrtenbuch
Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Service > → Mietfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Abrechnung durchführen
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Die Aufrufe stehen unter folgenden Menüpunkten zur Verfügung:
Service > → Ersatzfahrzeugmanagement > → Fahrtenbuch
Service > → Mietfahrzeugmanagement > Fahrtenbuch
Fahrzeughandel > → Probefahrtenmanagement > → Fahrtenbuch
Fahrtenbuch auswerten
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Durch Selektion eines Vorgangs werden im Info-Panel auf der rechten Seite Detail-Informationen angezeigt.
Je nach Status des Vorgangs sind in der Toolbar oberhalb der Übersicht folgende Funktionen verfügbar:
Icon | Funktion |
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  | Der Vorgang wird zur Bearbeitung geöffnet |
  | Der Vorgang wird gelöscht |
  | Öffnen der Fahrzeugausgabe |
  | Ausgabe stornieren |
  | Öffnen der Fahrzeugrückgabe |
  | Öffnen der Abrechnungsmaske |
  | Aufruf Fahrzeugstamm |
  | Ausgabe von
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